Herdenkingsmars organiseren: checklist en planning

Een herdenkingsmars vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een uitnodiging. Je moet de vergunning, verkeersmaatregelen en start- en eindlocatie tijdig vastleggen, terwijl je ook vrijwilligers, routeposten en communicatie regelt. Plan daarnaast het stilte- of herdenkingsmoment, de spreektekst en de muziek voordat je deelnemers informeert. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, de laatste controle en de materialen voor registratie, veiligheid en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Route vooraf verkennen
3 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Routekaart publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
Routeposten indelen
2 personen
Stilte- en herdenkingsmoment bepalen
2 personen
Spreektekst voorbereiden
Muziek voor herdenking selecteren
Leveranciers bevestigen
Deelnemerslijst afronden
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over weer
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Routeborden controleren
2 personen
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
EHBO-tassen samenstellen
2 personen
Draaiboek afdrukken

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels voor registratie plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Verkeersregelaars briefen
2 personen
EHBO-team briefen
2 personen
Fotografie-afspraken bevestigen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
4 personen
Programma toelichten
Herdenkingsmars openen
2 personen
Mars begeleiden
10 personen
Dranken uitdelen bij rustpunt
3 personen
Route vrijhouden
4 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers terugontvangen
4 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Verkeerskegels ophalen
4 personen
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen tellen en inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Dankberichten versturen
2 personen
Foto's veilig opslaan
Schade en gevonden voorwerpen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Route en veiligheid

Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 24
Afzetlintaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 30
Portofoonsaantal 10
Routekaartenaantal 30
Noodnummerskaartenaantal 30

Registratie

Registratiebordenaantal 2
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Polsbandjesaantal 150
Informatiefoldersaantal 150

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 4
Witte lintenaantal 100
Herdenkingskaarsenaantal 120
Windlichtenaantal 20
Bloemstukkenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
dienbladenaantal 8

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Koelcompressenaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 2
Reddingsdekensaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, datum, startpunt en eindlocatie eerst vast. Verken de route daarna vooraf en noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar routeborden of verkeersregelaars nodig zijn.
Begin vroeg met de vergunning en verkeersmaatregelen. Controleer ook de verzekering en laat pas daarna de routekaart en uitnodigingen definitief publiceren.
Maak een aparte indeling voor vrijwilligers, verkeersregelaars en routeposten. Geef elke post een portofoon of telefoonnummerkaart en zorg dat reflecterende hesjes, verkeerskegels en afzetlint op de juiste plek liggen.
Werk het herdenkingsmoment concreet uit: bepaal de duur van de stilte, maak de spreektekst af en test mobiele speakers en draadloze microfoons vooraf. Regel verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen voordat de opbouw begint.
Rond de deelnemerslijst en dieetwensen enkele dagen vooraf af. Sorteer polsbandjes en nummers, stel EHBO-tassen samen en controleer routeborden, pijlborden en registratieborden op de dag vóór de mars.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsmars organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor route, datum, locaties, vergunning en verkeersmaatregelen; daarna volgen deelnemers, vrijwilligers en materialen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een herdenkingsmars aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de mars. Controleer tegelijk welke termijn geldt voor verkeersmaatregelen en eventuele reserveringen van start- en eindlocatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herdenkingsmars?: Tel minimaal één vrijwilliger per routepost en wijs daarnaast aparte mensen aan voor registratie, EHBO, ontvangst en het herdenkingsmoment. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Wanneer controleer ik de materialen voor een herdenkingsmars?: Controleer routeborden, pijlborden, hesjes, portofoons en EHBO-tassen uiterlijk de dag vóór de mars. Test speakers en microfoons dan ook en neem reservebatterijen, powerbanks en zaklampen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.