Zo organiseer je een herdenkingsmars
Begin met de route, datum en start- en eindlocatie. Daarna regel je de vergunning, verkeersmaatregelen en verzekering voordat je deelnemers uitnodigt. Verken de route vooraf en leg vast waar routeposten, verkeersregelaars en het stilte- of herdenkingsmoment komen. In de laatste week controleer je de aanmeldingen, weersverwachting, routeborden en EHBO-materialen. Zo voorkom je dat praktische zaken de herdenking zelf onderbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en datum vastleggen
2 personen
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Route vooraf verkennen
3 personen
- 4
Start- en eindlocatie reserveren
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
Verzekering controleren
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Routekaart publiceren
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Verkeersregelaars indelen
2 personen
- 13
Routeposten indelen
2 personen
- 14
Stilte- en herdenkingsmoment bepalen
2 personen
- 15
Spreektekst voorbereiden
- 16
Muziek voor herdenking selecteren
- 17
Leveranciers bevestigen
- 18
Deelnemerslijst afronden
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Deelnemers informeren over weer
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Materialen ophalen
3 personen
- 23
Routeborden controleren
2 personen
- 24
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
- 25
EHBO-tassen samenstellen
2 personen
- 26
Draaiboek afdrukken
Event
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Tafels voor registratie plaatsen
3 personen
- 29
Partytenten opzetten
4 personen
- 30
Stoelen plaatsen
3 personen
- 31
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
- 32
Dranken koud zetten
2 personen
- 33
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 34
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
- 35
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
- 36
Microfoon testen
2 personen
- 37
Routeborden plaatsen
4 personen
- 38
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
- 39
Routeposten bemannen
8 personen
- 40
Verkeersregelaars briefen
2 personen
- 41
EHBO-team briefen
2 personen
- 42
Fotografie-afspraken bevestigen
- 43
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 44
Aanwezigheid registreren
4 personen
- 45
Programma toelichten
- 46
Herdenkingsmars openen
2 personen
- 47
Mars begeleiden
10 personen
- 48
Dranken uitdelen bij rustpunt
3 personen
- 49
Route vrijhouden
4 personen
- 50
Achterblijvers begeleiden
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Deelnemers terugontvangen
4 personen
- 53
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
- 54
Koffie en thee serveren
4 personen
- 55
Hapjes serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Afval verzamelen
3 personen
- 58
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen
Nazorg
- 59
Routeborden ophalen
4 personen
- 60
Verkeerskegels ophalen
4 personen
- 61
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
- 62
Versiering verwijderen
3 personen
- 63
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
- 64
Partytenten afbreken
4 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 68
Materialen tellen en inpakken
3 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 71
Registratiegegevens archiveren
- 72
Dankberichten versturen
2 personen
- 73
Foto's veilig opslaan
- 74
Schade en gevonden voorwerpen melden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Tafelkledenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Schotelsaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Mobiele speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
Route en veiligheid
- Routebordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 24
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Zaklampenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 30
- Portofoonsaantal 10
- Routekaartenaantal 30
- Noodnummerskaartenaantal 30
Registratie
- Registratiebordenaantal 2
- Naamstickersaantal 150
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 10
- Polsbandjesaantal 150
- Informatiefoldersaantal 150
Decoratie
- Nederlandse vlaggenaantal 4
- Witte lintenaantal 100
- Herdenkingskaarsenaantal 120
- Windlichtenaantal 20
- Bloemstukkenaantal 3
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- dienbladenaantal 8
EHBO
- EHBO-koffersaantal 3
- Koelcompressenaantal 12
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route niet alleen op de kaart vast: loop of fiets haar vooraf en noteer kruisingen, smalle stukken, rustpunten en plekken waar een routebord of verkeersregelaar nodig is. Plan dit uiterlijk enkele weken voor de mars, zodat je de verkeersmaatregelen nog kunt aanpassen.
- Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd rekening met de behandeltijd van de gemeente en reserveer start- en eindlocatie zodra datum en route voorlopig vaststaan.
- Bepaal vooraf hoe lang het stilte- of herdenkingsmoment duurt en wie de spreektekst uitspreekt. Test muziek, mobiele speakers en draadloze microfoons op de locatie en controleer verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw.
- Maak één indeling voor vrijwilligers, verkeersregelaars en routeposten en deel die minstens 48 uur vooraf. Geef elke post routekaarten, portofoons, noodnummers en waar nodig een reflecterend hesje en zaklamp.
- Rond de deelnemerslijst enkele dagen voor vertrek af en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en informeer deelnemers over kleding, drinkwater en eventuele wijzigingen in de route.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een herdenkingsmars organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, datum, locaties en vergunning. Reserveer de laatste week voor deelnemersinformatie, materiaalcontrole en de definitieve indeling van vrijwilligers en verkeersregelaars.
- Heb je een vergunning nodig voor een herdenkingsmars?
- Bij een mars op de openbare weg is meestal overleg met of toestemming van de gemeente nodig, zeker als verkeer moet worden geregeld. Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen minimaal 6 tot 8 weken vooraf aan en controleer de lokale termijn.
- Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig voor een herdenkingsmars?
- Dat hangt af van het aantal kruisingen, de route en de eisen van de gemeente. Maak per kruising of risicopunt een postindeling en plan daarnaast minimaal 1 coördinator met portofoon voor de hele route.
- Wanneer controleer je de route en materialen voor de mars?
- Verken de route enkele weken vooraf en doe een laatste controle 24 tot 48 uur voor vertrek. Controleer dan route- en pijlborden, verkeerskegels, afzetlint, hesjes, portofoons, reservebatterijen en de EHBO-tassen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!