Checklist voor een herdenkingsfietstocht organiseren

Een herdenkingsfietstocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk de veiligheid onderweg, een waardig programma en een rustige ontvangst bij start, finish en herdenkingslocatie. Begin met de route, rustpunten en reserveringen en werk daarna toe naar deelnemers, vrijwilligers en materiaal. Controleer in de laatste week vooral routebestanden, fietsverlichting, noodcontacten en de techniek voor sprekers en muziek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en rustpunten vastleggen
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Gemeente over route informeren
Start- en finishlocatie reserveren
Herdenkingslocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afdrukken
Noodcontacten verzamelen
Vrijwilligers voor routeposten indelen
2 personen
Verkeersinstructies voorbereiden
Herdenkingsprogramma opstellen
2 personen
Sprekers en muziek bevestigen
Routebestanden delen
Fietsen en verlichting controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routeborden voorzien van pijlen
2 personen
Startpakket per deelnemer klaarzetten
3 personen
Herdenkingsmaterialen klaarleggen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Herdenkingspunt inrichten
3 personen
EHBO- en reparatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Routeposten instrueren
2 personen
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fietsroute en veiligheid toelichten
2 personen
Start van de fietstocht begeleiden
4 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Fietspech en kleine reparaties helpen
2 personen
Aankomst begeleiden
4 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
4 personen
Stilte en bloemenmoment begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Broodjes en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Routeborden en linten reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Fietsenrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 15
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsverlichtingaantal 10

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12

Decoratie

Herdenkingsvlaggenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Glazen windlichtenaantal 30
LED-kaarsenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en rustpunten uiterlijk 6 weken vooraf vast en controleer het hele traject op onveilige oversteekplaatsen, smalle stukken en slecht wegdek. Informeer de gemeente daarna over de route en eventuele verkeersmaatregelen.
Plan per routepost minimaal 1 vrijwilliger en geef iedereen schriftelijke verkeersinstructies. Verzamel noodcontacten vóór je de deelnemerslijst afdrukt, zodat de organisatie onderweg snel kan handelen.
Bevestig sprekers, muziek en het herdenkingsprogramma uiterlijk 2 weken vooraf. Test draagbare speakers, draadloze microfoons en verlengkabels op de locatie en houd een alternatief programma klaar bij technische problemen.
Controleer fietsen en verlichting tijdens het startmoment en leg fietspompen, fietsreparatiesets en reserve binnenbanden op een afgesproken plek klaar. Neem routepijlen, routeborden, verkeerskegels en reflecterende hesjes mee voor de bewegwijzering en routeposten.
Bereid catering niet pas op de dag zelf voor: koel dranken enkele uren vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en herbruikbaar servies klaar. Richt de informatiebalie in met de deelnemerslijst, startpakketten en routebestanden voordat de eerste deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties en gemeentelijke afstemming. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemers, vrijwilligers, programma en materiaalcontroles.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herdenkingsfietstocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per routepost en daarnaast mensen voor start, finish, informatiebalie en herdenkingslocatie. Tel voor een kleine tocht meestal minstens 6 tot 8 organisatoren en routebegeleiders.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Leg per begeleidend voertuig of vaste post een fietspomp, fietsreparatieset en minstens 1 reserve binnenband klaar. Controleer ook vooraf de verlichting van deelnemers en neem extra fietsverlichting mee voor donkere of slecht zichtbare stukken.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een herdenkingsfietstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van weer en inspanning. Koel de dranken enkele uren vooraf en verdeel extra water over start, rustpunten en finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.