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Gedenk-Fahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenk-Fahrradtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale gemeinsame Ausfahrt: Route, Sicherheitsstellen, Gedenkort und Programm müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Strecke, Start und Ziel und informiere danach Gemeinde und Teilnehmende. In den letzten Tagen zählen vor allem Anmeldungen, Notfallkontakte, Fahrräder, Beleuchtung und die Beschilderung. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Getränke, Snacks und die Technik am Gedenkort ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Strecke und Rastpunkte festlegen

    2 Personen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Gemeinde über die Route informieren

  • Start- und Zielort reservieren

  • Gedenkort reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Notfallkontakte sammeln

  • Freiwillige für Streckenposten einteilen

    2 Personen

  • Verkehrshinweise vorbereiten

  • Gedenkprogramm erstellen

    2 Personen

  • Sprecher und Musik bestätigen

  • Streckendateien teilen

  • Fahrräder und Beleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Wegweiser mit Pfeilen versehen

    2 Personen

  • Starterpaket pro Teilnehmer bereitlegen

    3 Personen

  • Gedenkmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Ruhebereich einrichten

    3 Personen

  • Gedenkbereich einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe- und Reparaturmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Streckenposten einweisen

    2 Personen

  • Volunteer-Briefing abhalten

    4 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Fahrradroute und Sicherheit erläutern

    2 Personen

  • Start der Fahrradtour begleiten

    4 Personen

  • Streckenposten besetzen

    6 Personen

  • Ruhebereich betreuen

    3 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Bei Fahrradpannen und kleinen Reparaturen helfen

    2 Personen

  • Ankunft begleiten

    4 Personen

  • Gedenkfeier begleiten

    4 Personen

  • Moment der Stille und Blumen begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Brötchen und Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen und trocknen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Wegweiser und Bänder reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 70
  • FahrradständerAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 40
  • WegweiserAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • WarnwestenAnz. 15
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • FahrradreparatursetsAnz. 3
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • FahrradbeleuchtungAnz. 10

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 12

Dekoration

  • GedenkflaggenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • Gläserne WindlichterAnz. 30
  • LED-KerzenAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • TaschenlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Rastpunkte und Gedenkort mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend mit dem Fahrrad und notiere Gefahrenstellen, enge Passagen und mögliche Ausweichwege.
  • Teile Streckenposten spätestens 7 Tage vor der Tour ein und gib ihnen Warnwesten, Verkehrshinweise und Funkmikrofone oder andere Kommunikationsmöglichkeiten. Sammle außerdem für jede angemeldete Person einen Notfallkontakt.
  • Drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus und erfasse Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzliche Kühlboxen für die Strecke bereit.
  • Prüfe Fahrräder und Beleuchtung nicht erst am Startmorgen. Lege mindestens eine Fahrradpumpe, ein Reparaturset und Ersatzschläuche bereit und markiere Start, Ziel, Rastpunkte und Abzweigungen mit Pfeil-Wegweisern.
  • Plane für Aufbau und Technik mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Zelte, Tische, Stühle, Fahrradständer, Lautsprecher und Mikrofone sollten vollständig stehen und getestet sein, bevor das Gedenkprogramm beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Gedenk-Fahrradtour anmelden?
Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit der Routenplanung und informiere die Gemeinde, sobald Strecke und Termine feststehen. Für Einladungen und Anmeldungen solltest du zusätzlich 3 bis 4 Wochen einplanen.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Gedenk-Fahrradtour?
Plane mindestens eine Person pro Streckenposten und zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Start, Ziel, Verpflegung und Gedenkort ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen oder einer großen Gruppe brauchst du entsprechend mehr Posten.
Was brauche ich für Pannen während der Fahrradtour?
Nimm pro etwa 20 Teilnehmende mindestens eine Fahrradpumpe, ein Fahrradreparaturset und 2 Ersatzschläuche mit. Eine Person sollte während der gesamten Fahrt für kleinere Reparaturen erreichbar bleiben.
Wann soll ich Getränke und Snacks vorbereiten?
Kühle Getränke am Vorabend und bereite haltbare Snacks ebenfalls dann vor. Frische Speisen kannst du am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor dem Start portionieren und in Servierschalen bereitstellen.

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