Checklist voor een herdenkingsbijeenkomst organiseren

Een herdenkingsbijeenkomst vraagt om een rustige voorbereiding, met extra aandacht voor sprekers, herinneringen en de ontvangst van gasten. Leg eerst datum, locatie en programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische reserveringen. In de laatste week controleer je de spreekteksten, muziek, bloemstukken, techniek en catering. Deze checklist helpt je de 66 taken in een logische volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de dag zelf worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers benaderen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Herdenkingsmoment uitwerken
2 personen
Muziek selecteren
Spreekteksten verzamelen
Bloemstukken bestellen
Techniek testen
2 personen
Plattegrond maken
Vrijwilligers indelen
Programma's opmaken
Programma's printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Herinneringsfoto's verzamelen
2 personen
Condoleanceboek klaarmaken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Techniek opladen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Herinneringstafel inrichten
2 personen
Condoleanceboek plaatsen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Kaarsen opstellen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Herdenkingsprogramma begeleiden
3 personen
Muziek afspelen
Kaarsmoment begeleiden
2 personen
Condoleanceboek begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Koffie opnieuw zetten
2 personen
Gasten begeleiden
3 personen
Kaarsen veilig doven
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Herinneringstafel opruimen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sleutels terugbrengen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Bloemstukken bezorgen
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Elektrische waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
USB-stickaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Herinneringskaarsenaantal 120
Kaarsenhoudersaantal 120
Witte tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 130

Papierwaren

Condoleanceboekenaantal 2
Programma'saantal 130
Naamkaartjesaantal 130
Balpennenaantal 30
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan de techniek uiterlijk 24 uur vooraf: test de actieve speakers, draadloze microfoons, het mengpaneel en de laptop samen met de volledige spreekteksten en muziek. Leg een USB-stick klaar als reserve.
Verzamel herinneringsfoto’s en spreekteksten minimaal 7 dagen van tevoren. Controleer daarna de volgorde, bestandsnamen en leesbaarheid, zodat een spreker niet vlak voor aanvang nog hoeft te zoeken.
Maak de plattegrond niet alleen voor stoelen en tafels, maar ook voor garderoberekken, het condoleanceboek en de catering. Houd looppaden vrij en zet naamkaartjes en programma’s vooraf op de juiste plek.
Bestel bloemstukken en herinneringskaarsen op tijd en controleer 1 dag vooraf of kaarsenhouders, fotolijsten en witte tafellopers aanwezig zijn. Dit voorkomt improvisatie tijdens het herdenkingsmoment.
Koel dranken en zet koffievoorzieningen pas kort voor ontvangst klaar. Reken per gast op een eigen glas en kopje en controleer of koffie, thee, water, borden, bestek en serveerschalen klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herdenkingsbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en programma. Plan uitnodigingen en sprekers in de eerste 2 weken, zodat je daarna tijd houdt voor aanmeldingen, teksten en techniek.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de bijeenkomst. Vraag om aanmelding en dieetwensen en stuur een bevestiging uiterlijk 7 dagen vooraf, wanneer het programma en de catering definitief worden.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een herdenkingsbijeenkomst?: Zet het aantal bevestigde gasten plus ongeveer 5 tot 10 procent extra stoelen klaar. Bij 80 aanmeldingen betekent dat 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de ruimte en de verwachte opkomst.
Wanneer test je de microfoons en muziek voor een herdenkingsbijeenkomst?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals 60 tot 90 minuten voor ontvangst. Controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen, microfoonstandaards, laptop en USB-stick.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.