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Gedenkveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenkveranstaltung braucht einen ruhigen Ablauf und viele Absprachen im Hintergrund. Kläre zuerst Datum, Ort und Programm, bevor du Referenten, Einladungen und Reservierungen koordinierst. In den letzten zwei Wochen solltest du Anmeldungen, Redetexte, Musik, Blumen und Technik zusammenführen. Plane außerdem Zeit für Erinnerungsfotos, Kondolenzbuch und das Gedenkmoment ein – diese persönlichen Elemente werden bei der Organisation oft zu spät bedacht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Gedenkmoment ausarbeiten

    2 Personen

  • Musik auswählen

  • Redetexte sammeln

  • Blumenarrangements bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Programme gestalten

  • Programme drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Erinnerungsfotos sammeln

    2 Personen

  • Kondolenzbuch vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Technik aufladen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Erinnerungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kondolenzbuch aufstellen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Gedenkprogramm begleiten

    3 Personen

  • Musik abspielen

  • Kerzenmoment begleiten

    2 Personen

  • Kondolenzbuch betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Kaffee neu aufsetzen

    2 Personen

  • Gäste begleiten

    3 Personen

  • Kerzen sicher löschen

    2 Personen

  • Die letzten Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Erinnerungstisch abbauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Schlüssel zurückbringen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Blumenarrangements liefern

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 130
  • BestecksetsAnz. 130
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeethermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • Elektrische WasserkocherAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • USB-StickAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • BilderrahmenAnz. 12
  • ErinnerungskerzenAnz. 120
  • KerzenhalterAnz. 120
  • Weiße TischläuferAnz. 12
  • StoffserviettenAnz. 130

Papierwaren

  • KondolenzbücherAnz. 2
  • ProgrammeAnz. 130
  • NamensschilderAnz. 130
  • KugelschreiberAnz. 30
  • HinweispfeileAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • GetränkespenderAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm spätestens drei Wochen vorher fest und sammle Redetexte, Musik sowie Beiträge der Referenten an einem Ort. So bleibt Zeit für Rückfragen und eine finale Reihenfolge.
  • Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Laptop nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 48 Stunden vorher. Lade die Technik auf und speichere wichtige Dateien zusätzlich auf einem USB-Stick.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und bestätige sie spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering die richtige Menge und passende Alternativen vorbereiten kann.
  • Bereite Erinnerungsfotos, Bilderrahmen, Erinnerungskerzen und das Kondolenzbuch mindestens einen Tag vorher vor. Beschrifte die Bereiche im Lageplan, damit Helfende und Gäste sie ohne lange Erklärung finden.
  • Kühle Getränke am selben Tag frühzeitig und rechne bei Kaffee, Wasser und Empfangsgetränken mit Reserve. Prüfe außerdem, ob für alle Gäste Stühle, Tische, Geschirr, Servierschalen und Besteck bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Referenten, Einladungen und Reservierungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollten Einladungen für eine Gedenkveranstaltung verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis sieben Tage vor der Veranstaltung, damit Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einer Gedenkveranstaltung?
Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop und Musik ein. Der vollständige Test sollte spätestens 48 Stunden vorher stattfinden; am Veranstaltungstag genügt eine kurze Kontrolle.
Was wird bei einer Gedenkveranstaltung häufig vergessen?
Oft fehlen ein fertiger Lageplan, Namensschilder, ein USB-Stick mit den Redetexten oder eine Reserve bei Getränken und Geschirr. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag mit einer kurzen Material- und Ablaufkontrolle.

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