Een hennafeest organiseren: zo pak je het aan

Begin met de gastenlijst, de locatie en het gewenste moment voor de henna. Daarna leg je de henna-artiest, catering, fotograaf en muziek vast, zodat de belangrijkste onderdelen niet op elkaar botsen. Verzamel dieetwensen en allergieën meteen met de aanmeldingen en werk de gastenlijst daarna bij. In de laatste week bevestig je menu, programma en hennaontwerp; op de dag zelf richt je eerst de ruimte en hennahoek in voordat gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Gastenlijst bijwerken
7
Catering reserveren
2 personen
8
Henna-artiest reserveren
9
Fotograaf reserveren
10
Locatie reserveren
2 personen
11
Muziek afspreken
2 personen
12
Programma opstellen
2 personen
13
Tafelschikking maken
2 personen
14
Hennaontwerp kiezen
2 personen
15
Menu bevestigen
2 personen
16
Allergieën doorgeven
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Henna benodigdheden klaarzetten
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimte ventileren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
4 personen
25
Loungehoek inrichten
3 personen
26
Buffet opbouwen
3 personen
27
Servies klaarzetten
2 personen
28
Bestek klaarzetten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Hennahoek inrichten
3 personen
32
Henna testen
2 personen
33
Decoratie uitpakken
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Lichtverlichting plaatsen
3 personen
36
Muziek testen
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Salades voorbereiden
3 personen
39
Desserts klaarzetten
2 personen
40
Buffetgerechten opwarmen
3 personen
41
Toilet controleren
42
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
43
Registratielijst klaarleggen
44
Briefing helpers geven
2 personen

Event

45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Jassen aannemen
2 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Henna-inschrijving bijhouden
49
Henna aanbrengen
2 personen
50
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Thee en koffie serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Diner serveren
5 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Borden afruimen
3 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Fotomoment begeleiden
2 personen
60
Muziek en dans verzorgen
2 personen
61
Henna-instructies meegeven
62
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
63
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
64
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

65
Afval verzamelen
3 personen
66
Tafels leegruimen
4 personen
67
Servies voorsorteren
2 personen
68
Keuken schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Decoratie afhalen
3 personen
71
Meubilair afbreken
4 personen
72
Apparatuur inpakken
2 personen
73
Locatie schoon opleveren
3 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten opslaan
2 personen
76
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Loungebankenaantal 4
Loungefauteuilsaantal 8
Loungepoefsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommenaantal 40
Waterglazenaantal 100
Theeglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerpottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Slingersaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 10
Loper voor hoofdtafel
Achtergronddoek
Kussensaantal 24
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 10
Cadeautafelbord
Kaarsenhoudersaantal 20
LED-kaarsenaantal 30
Servetringenaantal 90

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Theedoekenaantal 12

Henna

Henna conesaantal 80
Applicatietipsaantal 40
Henna werktafelaantal 2
Handdoekenaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Wegwerponderleggersaantal 100
Henna-afvalbakkenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de henna-afspraken vóór je het programma definitief maakt. Reken per gast op een eigen tijdslot of werk met meerdere zitplaatsen, zodat de artiest niet tijdens het eten of de belangrijkste ceremonie hoeft te werken.
Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk bij de RSVP uit en stuur ze bij de menubevestiging opnieuw naar de cateraar. Controleer daarna of buffetschalen en serveerlepels duidelijk gescheiden kunnen blijven.
Maak de ruimte minimaal 2 uur voor aankomst open. Ventileer eerst, zet daarna tafels en stoelen neer en richt de loungehoek in; zo houd je tijd over voor tafeldecoratie en het klaarzetten van de henna benodigdheden.
Zet voor de henna een vaste tafel klaar met voldoende werklicht, stoelen en een plek waar gasten hun handen kunnen laten drogen. Houd servetten en een afvalbak binnen handbereik, want dit wordt vaak pas gemist zodra de eerste patronen zijn gezet.
Bevestig 3 tot 5 dagen vooraf de aantallen, het menu, de aankomsttijd van leveranciers en het programma. Haal verse producten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op, afhankelijk van de houdbaarheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hennafeest organiseren?: Leg de locatie, henna-artiest, catering en fotograaf bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de datum.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor henna op een hennafeest?: Reken gemiddeld 20 tot 45 minuten per eenvoudig ontwerp en langer voor uitgebreide patronen. Deel de beschikbare tijd door het aantal gasten en plan minstens 15 minuten extra tussen de laatste afspraken en het belangrijkste programmaonderdeel.
Wanneer bevestig je het menu en de dieetwensen voor een hennafeest?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef allergieën direct door aan de cateraar. Bevestig het definitieve aantal en menu 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je nog wijzigingen kunt verwerken.
Hoe vroeg moet je de locatie klaarmaken voor een hennafeest?: Open de locatie ongeveer 2 uur voor de ontvangst. Gebruik het eerste halfuur voor ventileren en de opstelling van tafels en stoelen, en reserveer daarna minimaal 60 minuten voor loungehoek, buffet, decoratie en de hennahoek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.