Hartgezondheidsdag organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst
Een Hartgezondheidsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en gezonde hapjes. Je combineert registratie, gezondheidsmetingen, presentaties en workshops op één locatie, waardoor de looproute en techniek vooraf moeten kloppen. Leg sprekers, begeleiders en vrijwilligers op tijd vast en verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier. Controleer in de laatste week de weersverwachting, test alle apparatuur en zet materialen per onderdeel klaar. Op de dag zelf werk je van locatieopbouw naar registratie en ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route delen
Inschrijvingen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Gezondheidsmetingen klaarzetten
3 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Bloeddrukmetingen begeleiden
3 personen
Gezondheidsinformatie uitdelen
2 personen
Lezing hartgezondheid verzorgen
2 personen
Beweegworkshop begeleiden
3 personen
Kookdemonstratie verzorgen
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
Apparatuur
- Bloeddrukmetersaantal 4
- Weegschalenaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Servies
- Bordenaantal 100
- Kommetjesaantal 60
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 70
- Besteksetsaantal 100
Decoratie
- Informatiebordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
- Pennenaantal 30
- Flip-oversaantal 3
- Flip-overvellenaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
- Wegwijspijlenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de registratie- en meetpunten vóór de workshoptafels. Zo hoeven deelnemers niet tegen de stroom in te lopen en kunnen vrijwilligers uitleg geven zonder de presentaties te onderbreken.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en draagbare speaker uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengkabels en stekkerdozen meteen op de juiste plek; die worden bij de opbouw vaak vergeten.
- Maak per gezondheidsmeting een vaste plek met de benodigde apparatuur en een vrijwilliger. Houd extra tijd vrij in het programma, omdat bloeddruk meten en wegen per deelnemer enkele minuten kan duren.
- Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de registratietafel en presentaties zijn ingericht. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf alle verzamelde dieetwensen.
- Geef vrijwilligers vóór de opening een briefing van 15 minuten. Bespreek daarin de route, aanmeldingen, meetpunten, workshopruimtes en wie vragen over het programma opvangt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Hartgezondheidsdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma, sprekers en begeleiders. Open daarna het aanmeldformulier en verstuur de uitnodigingen, zodat je uiterlijk 1 week voor de dag een realistisch deelnemersaantal hebt.
- Wanneer moet ik de gezondheidsmetingen klaarzetten?
- Zet bloeddrukmeters en weegschalen tijdens de locatieopbouw klaar, minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Test de apparatuur en zorg dat de meetplek niet direct naast de registratie- of cateringtafel staat.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Hartgezondheidsdag?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de registratietafel, 1 per meetpunt en 1 persoon voor route- en praktische vragen. Bij meerdere workshops of meer dan 50 deelnemers zijn 2 extra begeleiders verstandig om wisselingen op te vangen.
- Wanneer moet ik het programma en de route delen?
- Stuur programma en route uiterlijk 3 dagen vooraf samen met de inschrijvingsbevestiging. Hang op de dag zelf informatieborden op bij de ingang, registratie, gezondheidsmetingen en workshopruimtes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!