Checklist pour organiser une Journée de la santé cardiaque

Une Journée de la santé cardiaque demande plus qu’un programme et quelques intervenants. Il faut coordonner les inscriptions, les mesures de santé, les ateliers, le buffet et l’accueil, tout en testant le matériel avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Elle permet aussi d’anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, signalétique, branchements et briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Définir les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme en route
Confirmer les inscriptions
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les mesures de santé
3 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Assurer les mesures de tension artérielle
3 personnes
Distribuer les informations de santé
2 personnes
Animer la conférence sur la santé cardiaque
2 personnes
Animer l’atelier de mouvement
3 personnes
Animer une démonstration culinaire
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10

Équipement

Tensiomètresqté 4
Balancesqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Verresqté 120
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 100

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Chevaletsqté 3
Feuilles de paperboardqté 3
Marqueursqté 12
Flèches directionnellesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription dès que la date, le lieu et le programme sont fixés. Demandez aussi les besoins alimentaires afin de pouvoir adapter les encas et le buffet avant les achats.
Prévoyez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil. Ce délai laisse le temps de monter les tables d’atelier, la table d’inscription, la signalétique et les postes de mesure.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte le jour précédent, puis refaites un essai sur place. Vérifiez également chaque rallonge et multiprise avant de les dissimuler.
Pour les mesures de santé, préparez un espace calme et distinct de l’accueil. Placez les tensiomètres et les balances avant l’ouverture, avec les supports d’information et les stylos nécessaires à la prise de notes.
Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’arrivée des participants, mais gardez le buffet traiteur couvert jusqu’au moment prévu. Un briefing de 15 minutes avec les bénévoles suffit souvent à répartir clairement l’accueil, les ateliers et le réassort.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de la santé cardiaque ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et commander le matériel manquant. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo et les tests techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Journée de la santé cardiaque ?: Ouvrez-les dès que le lieu, la date et le programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Traitez les réponses chaque semaine et envoyez une confirmation définitive 3 à 5 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, les postes de mesure, le buffet, la signalétique et le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes si la salle ou les équipements sont encore à récupérer sur place.
Que vérifier la veille d’une Journée de la santé cardiaque ?: Vérifiez les inscriptions, les besoins alimentaires, la météo et la présence des intervenants. Testez aussi les appareils de mesure et tout le matériel audiovisuel, puis préparez les badges, les supports et les boissons pour gagner du temps le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.