Checklist voor een harpconcert organiseren

Een harpconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en stoelen regelen. Leg eerst datum, locatie, reserveringen en het programma vast; daarna volgen aanmeldingen, publieksinformatie en catering. Besteed extra aandacht aan harptransport, een beschermde podiumvloer en een stille, geteste geluidsinstallatie. Gebruik de checklist om deadlines te bewaken en de concertdag stap voor stap op te bouwen, van sleuteloverdracht en ruimte-inspectie tot ontvangst en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reserveringen vastleggen
Programma met artiest afstemmen
2 personen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Definitieve aantallen doorgeven
Programma's laten drukken
Catering inkopen
2 personen
Harptransport bevestigen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte inspecteren
2 personen
Harp veilig laten aanleveren
3 personen
Podiumvloer beschermen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Tafels aankleden
2 personen
Harp en stoel plaatsen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen

Event

Artiest ontvangen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Concert openen
Publiek begeleiden tijdens pauze
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzetafel afruimen
2 personen
Tweede concertdeel aankondigen
Techniek tijdens concert bedienen
Publieksvragen na afloop begeleiden
2 personen
Artiest begeleiden naar vertrek
2 personen

Nazorg

Harp veilig inpakken
3 personen
Bezoekersruimte leegmaken
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloer en tafels schoonmaken
3 personen
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Gevonden voorwerpen verwerken
Bezoekers bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 85
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Muzikantenkruk
Kledingrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 85
Muziekstandaardenaantal 2
Programmastandaardsaantal 2
Registratietafel
Kassa- of geldkist

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabels
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Muziekstandaardlampenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 85
Gebaksbordjesaantal 85
Besteksetsaantal 85
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkaraffenaantal 8
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer

Overig

Programma'saantal 90
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Markeerstiftenaantal 4
Klembordenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het harptransport uiterlijk 1 à 2 weken vooraf en bevestig op de dag zelf het tijdstip van aanleveren. Controleer vóór aankomst of de route naar de zaal breed en obstakelvrij is.
Test microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel en audiokabels minimaal 2 uur voor aanvang. Leg verlenghaspels, stekkerdozen en kabelgoten zo dat bezoekers nergens over kunnen struikelen.
Geef de definitieve bezoekersaantallen uiterlijk 3 à 5 dagen vooraf door aan de catering. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je niet op de concertdag nog porties hoeft aan te passen.
Bescherm de podiumvloer voordat de harp naar binnen wordt gebracht en plaats de harp pas daarna met de muzikantenkruk, muziekstandaard en verlichting. Houd rondom het instrument voldoende vrije ruimte voor de artiest en veilige doorgang.
Richt de ontvangsttafel minstens 60 minuten vóór binnenkomst in met bezoekerslijst, welkomstbord en eventuele kassa- of geldkist. Zet richtingsborden vanaf de entree en controleer daarna nog één keer toiletten, garderobe en zitplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een harpconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en het programma. Open aanmeldingen minimaal 4 weken voor het concert, zodat je aantallen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet het harptransport voor een concert geregeld zijn?: Bevestig het transport uiterlijk 1 à 2 weken vooraf en leg het exacte aanlevertijdstip schriftelijk vast. Plan op de concertdag minimaal 90 minuten tussen aankomst van de harp en de start van het programma.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een harpconcert te testen?: Reserveer minstens 2 uur vóór aanvang voor het plaatsen en testen van microfoons, luidsprekers, mengpaneel en bekabeling. Laat de artiest daarna nog een korte soundcheck doen voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik de definitieve aantallen voor catering doorgeven?: Geef het definitieve aantal bezoekers 3 tot 5 dagen vóór het harpconcert door. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat catering en bediening weten hoeveel aangepaste porties nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.