Checklist voor een hardloopwedstrijd organiseren

Een hardloopwedstrijd organiseren begint niet bij de startboog, maar bij de route, vergunning en taakverdeling. Leg eerst datum, afstanden en start- en finishlocatie vast. Daarna regel je verkeersveiligheid, inschrijvingen, vrijwilligers en deelnemersinformatie in een vaste volgorde. In de laatste weken controleer je startnummers, medailles, routepijlen, drinkposten en geluidsapparatuur. Deze checklist helpt je om niets pas op de wedstrijddag te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdafstanden bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Hardlooproute uitzetten
3 personen
Route op verkeersrisico's controleren
3 personen
Vergunningaanvraag indienen
Verkeersregelaars aanmelden
Verzekeringsgegevens controleren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijd promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Routeposten toewijzen
2 personen
Starttijden publiceren
Deelnemersinformatie versturen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
Medaillevoorraad controleren
Prijzen en bekers inkopen
Reserveringen maken
Boodschappen doen
3 personen
Start- en finishmateriaal klaarzetten
4 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Route en verkeersplan bevestigen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Finishboog opbouwen
3 personen
Startnummerbalie inrichten
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Routepijlen plaatsen
5 personen
Kilometerborden plaatsen
3 personen
Drankposten inrichten
4 personen
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen

Event

Startnummers uitdelen
4 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemers naar startvakken begeleiden
3 personen
Openingsinstructie geven
Startschot verzorgen
2 personen
Routeposten bemannen
10 personen
Verkeersstromen begeleiden
8 personen
Dranken uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
Herstelhapjes serveren
4 personen
Finishgebied schoonhouden
2 personen
EHBO-meldingen registreren
2 personen
Tussenstanden bijhouden
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzenceremonie uitvoeren
3 personen
Bedankwoord uitspreken

Nazorg

Routeborden verwijderen
5 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Tenten en inrichting afbreken
5 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Uitslagen publiceren
Foto's met deelnemers delen
Verloren voorwerpen registreren
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Vrijwilligers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Startboog
Finishboog
Afzethekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Podiumblokkenaantal 3

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 45
Kilometerbordenaantal 12
Startnummersaantal 350
Startnummerhoudersaantal 250
Medaillelintenaantal 250
Finishtimer
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Drinkbekers voor postenaantal 1200
Waterjerrycansaantal 12
Koelboxenaantal 8
Isolatiedekensaantal 20
Hesjes verkeersregelaarsaantal 12
Hesjes vrijwilligersaantal 20
Podiumbekersaantal 9

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele opladersaantal 6
Portofoonsaantal 12
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Baniersaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Pijlbordhoudersaantal 20

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 50
Pleistersaantal 100
Sporttapeaantal 6
Wondgaasjesaantal 30
Desinfectiemiddelaantal 3
Koude kompressenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal 6 weken voor de wedstrijd op kruisingen, smalle passages en andere verkeersrisico’s. Markeer vervolgens hoeveel routeposten, verkeersregelaars, routepijlen en kilometerborden je nodig hebt.
Dien de vergunningaanvraag zo vroeg mogelijk in en plan verkeersregelaars niet pas voor de laatste week. Geef iedere regelaar vooraf de route, zijn post, het tijdstip en een duidelijke instructie.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start definitief. Vermeld daarin starttijden, afstanden, locatie, route-informatie, ophalen van startnummers en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Tel de praktische voorraad per deelnemer en per post: startnummers, medaillelinten, drinkbekers, waterjerrycans en isolatiedekens. Leg per verzorgingspost een aparte krat klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de wedstrijd hoeven te zoeken.
Test de finishtimer, stopwatches, luidsprekers, draadloze microfoon en alle verlengkabels uiterlijk de dag ervoor. Leg mobiele opladers en reservebatterijen bij de wedstrijdleiding; een lege accu is op de wedstrijddag lastig op te lossen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de datum, afstanden, route, locatie en vergunning. Plan de vrijwilligers, verkeersregelaars en deelnemerscommunicatie uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra route, datum en start- en finishlocatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 maanden vooraf. Controleer de termijn van jouw gemeente, want een openbare weg en verkeersregelaars kunnen extra beoordeling vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Het aantal hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan per routepost minimaal 1 vrijwilliger en per risicovolle verkeersplek een verkeersregelaar. Voeg daarnaast mensen toe voor inschrijving, start, finish, verzorgingsposten en de wedstrijdleiding.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie van een hardloopwedstrijd?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en herhaal de belangrijkste punten 1 tot 2 dagen vooraf. Vermeld in elk geval starttijd, locatie, afstanden, startnummer, route en wijzigingen door verkeersmaatregelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.