Laufwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laufwettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur eine markierte Strecke und eine Startlinie. Lege zuerst Termin, Distanzen sowie Start- und Zielbereich fest und prüfe anschließend Verkehrsrisiken und Genehmigungen. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerkommunikation, Helferplanung und Material. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zur Ausgabe von Startnummern, Verpflegung und Medaillen am Wettkampftag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin festlegen
2 Personen
Wettkampfstrecken festlegen
2 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Laufstrecke festlegen
3 Personen
Route auf Verkehrsrisiken prüfen
3 Personen
Genehmigungsantrag einreichen
Verkehrshelfer anmelden
Versicherungsdaten prüfen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Wettbewerb bewerben
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Routenposten einteilen
2 Personen
Startzeiten veröffentlichen
Teilnehmerinformationen versenden
Startnummern entwerfen
Startnummern drucken
2 Personen
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
Medaillenbestand kontrollieren
Preise und Pokale einkaufen
Reservierungen vornehmen
Einkaufen gehen
3 Personen
Start- und Zielformular bereitlegen
4 Personen
Wegweiser sortieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Route und Verkehrsplan bestätigen
2 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Startbogen aufbauen
3 Personen
Zielbogen aufbauen
3 Personen
Startnummern-Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
5 Personen
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
Getränkestationen einrichten
4 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen

Event

Startnummern ausgeben
4 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmende zu den Startblöcken begleiten
3 Personen
Eröffnungsanleitung geben
Startschuss geben
2 Personen
Streckenposten besetzen
10 Personen
Verkehrsströme leiten
8 Personen
Getränke ausgeben
6 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaillenausgabe organisieren
3 Personen
Aufbau-Snacks servieren
4 Personen
Zielbereich sauber halten
2 Personen
Erste-Hilfe-Meldungen erfassen
2 Personen
Zwischenstände festhalten
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Dankesrede halten

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
5 Personen
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
Zelte und Einrichtung abbauen
5 Personen
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Verlorene Gegenstände erfassen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Freiwilligen danken
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 30
Startbogen
Zielbogen
AbsperrgitterAnz. 20
KleiderständerAnz. 2
BühnenblöckeAnz. 3

Sportmaterial

WegweiserAnz. 45
KilometerschilderAnz. 12
StartnummernAnz. 350
StartnummernhalterAnz. 250
MedaillenbänderAnz. 250
Zielzeiterfassung
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
Trinkbecher für StationenAnz. 1200
WasserkanisterAnz. 12
KühlboxenAnz. 8
IsolierdeckenAnz. 20
Weste für VerkehrslotsenAnz. 12
Weste für FreiwilligeAnz. 20
Pokal auf dem PodiumAnz. 9

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
LaptopAnz. 2
Drucker
KartenterminalAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
TablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4
WasserkocherAnz. 2

Dekoration

BannerAnz. 8
Spiel旗genAnz. 12
PfeiltafelhalterAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EinweghandschuheAnz. 50
PflasterAnz. 100
SporttapeAnz. 6
WundkompressenAnz. 30
DesinfektionsmittelAnz. 3
Kalte KompressenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reiche den Genehmigungsantrag ein, sobald Strecke und Termin feststehen. Kläre Verkehrshelfer und Versicherungsdaten nicht erst in der letzten Woche, weil Änderungen an der Route dann schwer umzusetzen sind.
Veröffentliche Startzeiten und Teilnehmerinformationen spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Lauf. Nenne dabei Start- und Zielort, Streckenlängen, Anreise, Verpflegung und den Ablauf der Startnummernausgabe.
Plane Helfer nach Aufgaben statt nur nach Gesamtzahl: Routenposten, Verkehr, Anmeldung, Verpflegungsstationen und Zielbereich brauchen jeweils eine Einweisung. Schicke den Einsatzplan mindestens 5 Tage vorher an alle Freiwilligen.
Kontrolliere Startnummern, Halter, Kilometerschilder und Wegweiser vor dem Aufbau in einer gemeinsamen Materialliste. Für die Zeitmessung sollten Zielzeiterfassung und Stoppuhren am Vortag getestet werden.
Bereite Wasserkanister, Trinkbecher und Kühlboxen vor dem Eintreffen der Läufer vor. Isolierdecken, Pfeifen und Warnwesten gehören in den Ziel- beziehungsweise Sicherheitsbereich und dürfen nicht in den Transportkisten untergehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laufwettbewerb anmelden?: Plane den Genehmigungsantrag mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Wettkampftermin ein. Für öffentliche Straßen oder umfangreiche Verkehrssperren kann eine frühere Einreichung nötig sein.
Wann sollte man die Strecke für einen Laufwettbewerb festlegen?: Lege die Strecke idealerweise 12 Wochen vor dem Lauf fest. So bleiben mindestens 8 Wochen für die Prüfung von Verkehrsrisiken, Genehmigungen, Helfern und Beschilderung.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?: Rechne mindestens mit einer eingewiesenen Person pro Routenposten und zusätzlichem Personal für Start, Ziel, Anmeldung und Verpflegung. Erstelle den Einsatzplan 5 bis 7 Tage vor dem Lauf und besetze kritische Punkte doppelt, wenn dort Verkehr oder viele Läufer zusammenkommen.
Wann müssen Startnummern und Teilnehmerinformationen fertig sein?: Drucke die Startnummern spätestens 7 Tage vor dem Wettkampf und aktualisiere die Teilnehmerliste bis 24 Stunden vor dem Start. Die endgültigen Startzeiten und Hinweise sollten die Teilnehmenden mindestens 5 Tage vorher erhalten.

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