Checklist voor een hardloopwedstrijd organiseren
Een hardloopwedstrijd organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij het format, parcours en de benodigde toestemming. Leg eerst de route, startlocatie, verkeersbegeleiding en EHBO vast. Daarna regel je inschrijvingen, tijdregistratie, vrijwilligers en communicatie met deelnemers. In de laatste weken draait alles om controleren: routekaarten, startgroepen, medailles, parcoursborden en de verdeling van posten. Deze checklist bevat 67 taken en 62 spullen, zodat je niets op de wedstrijddag hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Parcours uitstippelen
3 personen
Parcoursvergunning aanvragen
Startlocatie reserveren
Verkeersbegeleiding aanvragen
EHBO-bezetting vastleggen
Tijdregistratie regelen
2 personen
Startnummerontwerp maken
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijdinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Drukwerk bestellen
Medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal reserveren
Startnummers sorteren
3 personen
Vrijwilligersinstructies printen
Parcoursborden voorbereiden
2 personen
Routekaarten printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Materiaal laden
4 personen
Weersverwachting controleren
Event
Startgebied afzetten
4 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Waterpunten opbouwen
4 personen
Parcoursmarkering plaatsen
6 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Startvak indelen
4 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Deelnemers begeleiden
6 personen
Water uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers registreren
4 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Parcours vrijgeven
4 personen
Nazorg
Parcoursmarkering verwijderen
6 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Afval inzamelen
4 personen
Startgebied schoonmaken
4 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Uitslagen publiceren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restmaterialen opbergen
2 personen
Onkosten verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inschrijftafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 30
- Afvalbakkenaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 350
- Startnummerbandjesaantal 350
- Finishmedaillesaantal 350
- Parcoursbordenaantal 40
- Pijlbordenaantal 60
- Afzethekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 80
- Lintaantal 10
- Stopwatchesaantal 6
- Rugzakken voor parcoursaantal 6
- Podiumblokkenaantal 3
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Koelzakkenaantal 4
- IJscompressenaantal 20
- Pionnenaantal 30
- Startlint
- Finishboog
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 12
- Routekaartenaantal 80
- Vrijwilligershesjesaantal 30
- Verkeersvestenaantal 20
- Prijzenaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Printer
Catering
- Waterbekersaantal 800
- Papieren koffiebekersaantal 300
- Servettenaantal 1000
- Uitgiftebakkenaantal 12
- Koelboxenaantal 8
- Waterkannenaantal 20
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Scharenaantal 8
Verlichting
- Batterijlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Toiletpapierrollenaantal 24
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekpapierhoudersaantal 6
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Vraag de parcoursvergunning en verkeersbegeleiding vroeg aan: zonder toestemming kun je de route niet definitief publiceren en geen verkeersposten indelen.
- Plan uiterlijk één week voor de wedstrijd een volledige routecontrole. Controleer dan ook of parcoursborden, pijlborden, lint, afzethekken en verkeerskegels op de juiste plekken kunnen staan.
- Verwerk inschrijvingen niet pas op de wedstrijddag. Sorteer startnummers vooraf per startgroep en leg startnummerbandjes klaar bij de inschrijftafels.
- Maak voor elke vrijwilligerspost een korte instructie met locatie, taak en contactmogelijkheid. Gebruik portofoons of mobiele telefoons voor de organisatie en controleer vooraf de powerbanks.
- Test de tijdregistratie, laptop, tablets, printer, mobiele geluidsinstallatie en microfoon vóór de opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een alternatief voor stroom of verbinding klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden van tevoren. Vergunningen, startlocatie, verkeersbegeleiding, EHBO en vrijwilligers vragen meer voorbereiding dan de aanschaf van startnummers en medailles.
- Wanneer moet ik een parcoursvergunning aanvragen?
- Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 3 tot 6 maanden voor de wedstrijddatum. Publiceer het parcours pas nadat de route en de benodigde verkeersbegeleiding zijn bevestigd.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?
- Maak eerst een indeling per verkeerspost, inschrijving, start, finish, tijdregistratie en EHBO. Reken minimaal één vrijwilliger per afzonderlijke post en plan daarnaast 2 tot 4 reserves voor uitval of verplaatsingen.
- Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?
- Bestel startnummers en medailles zodra het deelnemersaantal en de wedstrijdopzet voldoende vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Houd extra exemplaren aan voor late wijzigingen en beschadigde materialen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!