Checklist pour organiser une course à pied

Une course à pied se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le parcours, puis les autorisations, la sécurité et les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, préparer les dossards, baliser le circuit et vérifier le chronométrage. Cette checklist regroupe les 67 tâches et 62 éléments nécessaires pour suivre l’organisation sans oublier les détails qui bloquent souvent le départ, comme la régulation de la circulation ou les secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Tracer le parcours
3 personnes
Demander l'autorisation du parcours
Réserver le lieu de départ
Demander une régulation de la circulation
Assurer la présence des secours
Gérer le suivi du temps
2 personnes
Créer le design des dossards
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du match
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Commander les imprimés
Commander des médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Réserver le matériel sportif
Trier les dossards
3 personnes
Imprimer les consignes pour les bénévoles
Préparer les panneaux du parcours
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Installer les points d’eau
4 personnes
Mettre en place le balisage du parcours
6 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Aménager la zone de départ
4 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Accompagner les participants
6 personnes
Distribuer de l'eau
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

Retirer le balisage du parcours
6 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Publier les résultats
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les matériaux restants
2 personnes
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de finisherqté 350
Panneaux de parcoursqté 40
Panneaux indicateursqté 60
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Rubanqté 10
Chronomètresqté 6
Sacs à dos pour le parcoursqté 6
Blocs de podiumqté 3
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Sacs isothermesqté 4
Poches de glaceqté 20
Cônesqté 30
Ruban de départ
Arche d'arrivée
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 12
Cartes d'itinéraireqté 80
Gilets de bénévolesqté 30
Gilets de sécuritéqté 20
Prixqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Imprimante

Catering

Gobelets d'eauqté 800
Gobelets à café en papierqté 300
Serviettesqté 1000
Bacs de distributionqté 12
Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 20
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 8
Ciseauxqté 8

Éclairage

Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-serviettes en papierqté 6

Courses

Courses

Conseils

Commencez par définir le format, la distance et le nombre de départs, puis tracez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations et réserver le lieu de départ.
Ne laissez pas la sécurité pour la dernière semaine : confirmez les secours, la régulation de la circulation et les postes des bénévoles au moins 3 semaines avant la course. Faites ensuite un contrôle complet du parcours.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve si vous devez trier les dossards et commander les impressions. Gardez une liste séparée avec les besoins alimentaires et les informations utiles aux participants.
Préparez le balisage en lots : panneaux, cônes, ruban et barrières doivent être comptés par zone, puis chargés dans les sacs destinés au parcours. Imprimez aussi les cartes d’itinéraire et les consignes des bénévoles.
Testez le chronométrage, la sonorisation, les talkies-walkies et les batteries la veille. Prévoyez au moins 2 solutions de communication et vérifiez les trousses de premiers secours avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, obtenir les autorisations, réserver les secours, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course à pied ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le départ, une fois le format, le parcours et les informations pratiques validés. Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant la course pour préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais prévoyez une personne par point de circulation, plus une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Finalisez la répartition au moins 3 semaines avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour sécuriser le parcours d’une course ?: Prévoyez des panneaux, cônes, barrières, ruban de balisage, trousses de premiers secours et couvertures de survie. Faites un contrôle du parcours la veille et confirmez la présence des secours ainsi que la régulation de la circulation au moins 2 semaines avant.

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