Checklist voor een hardloopwedstrijd organiseren

Een hardloopwedstrijd organiseren vraagt meer dan een start- en finishboog. Je regelt tegelijk het parcours, verkeer, vergunningen, tijdregistratie, EHBO, toiletten en de informatie voor deelnemers. Begin met het wedstrijdconcept en de locatie, leg daarna de route en veiligheidsmaatregelen vast en plan pas daarna de uitvoering. In de laatste weken draait alles om deelnemersgegevens, startnummers, vrijwilligers en een duidelijke briefing. Met deze checklist houd je overzicht over 66 taken en 62 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Parcours uitzetten
3 personen
Evenement aanmelden bij gemeente
Vergunningen aanvragen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars reserveren
Start- en finishlocatie reserveren
Tijdregistratiesysteem reserveren
EHBO-team reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Inschrijfformulier openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Startnummers ontwerpen
Startnummers en polsbandjes bestellen
Medaille en prijzen bestellen
Parcoursborden laten drukken
Routekaart publiceren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Medische informatie klaarleggen

Event

Parcourscontrole uitvoeren
4 personen
Start- en finishterrein opbouwen
8 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Verzorgingsposten opbouwen
6 personen
Parcours afzetten
6 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Kleedruimte begeleiden
2 personen
Water en sportdrank klaarzetten
4 personen
Startbriefing geven
2 personen
Hardloopwedstrijd starten
3 personen
Parcoursposten bemannen
12 personen
Deelnemers onderweg begeleiden
6 personen
Dranken serveren
6 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Eindtijden controleren
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Deelnemers informeren over uitslagen
2 personen
Afval inzamelen
4 personen
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen

Nazorg

Terrein afbouwen
8 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen online publiceren
Deelnemers bedankmail versturen
Vergunningen administratief afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Partytentenaantal 4
Kleedkamertentenaantal 2
Barkrukkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Stopwatchaantal 4
Portofoonsaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Wedstrijdmedaillesaantal 250
Wisselbekersaantal 6
Startpistool
Drinkbekersaantal 1200
Waterkrattenaantal 20
Afzethekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 80
Routepijlenaantal 50
Kilometerbordenaantal 10
Pionnenaantal 30
Startboog
Finishboog
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 500
Meetlintenaantal 3
Routekaartenaantal 100
EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Hesjes verkeersregelaaraantal 20
Hesjes parcoursbegeleideraantal 20
Paraplu'saantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Podiumvlaggenaantal 8
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handgelhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en controleer elke kruising afzonderlijk. Plan routepijlen, kilometerborden, pionnen, verkeerskegels en afzethekken op basis van de daadwerkelijke route, niet alleen op basis van het aantal kilometers.
Vraag vergunningen en meldingen bij de gemeente ruim vóór de wedstrijddatum aan. Het verkeersplan, de inzet van verkeersregelaars en de afspraken over start- en finishlocatie moeten klaar zijn voordat je deelnemers uitnodigt.
Reserveer tijdregistratie, EHBO, toiletten en geluidsapparatuur niet pas nadat de inschrijvingen openen. Regel deze voorzieningen uiterlijk enkele weken vooraf en test microfoons, luidsprekers, stopwatch en portofoons tijdens een praktijktest.
Maak de vrijwilligersindeling concreet per post en tijdstip. Geef iedere vrijwilliger een briefing met route, portofoonafspraken, drinkposten, verkeerspunten en wat er gebeurt bij een vermiste of gewonde deelnemer.
Controleer in de laatste week de deelnemersgegevens, dieetwensen, weersverwachting en materialen. Leg startnummers, startnummerbanden, drinkbekers, waterkratten, medailles en prijzen per onderdeel klaar, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te sorteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met het wedstrijdconcept, de locatie en de vergunningen. Open de inschrijving pas wanneer parcours, veiligheidsplan en belangrijkste voorzieningen in behandeling zijn.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Dat hangt af van de gemeente, route en wegafsluitingen. Neem minimaal 3 tot 6 maanden vooraf contact op met de gemeente en vraag welke melding, evenementenvergunning en verkeersmaatregelen nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Tel per verkeerspunt, drinkpost, inschrijving, start, finish en materiaalpost minimaal 1 verantwoordelijke. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf en plan extra mensen voor opbouw, afbouw en onverwachte uitval.
Wanneer stuur ik deelnemersinformatie en startnummers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie ongeveer 1 tot 2 weken voor de wedstrijd, zodra route en tijden definitief zijn. Controleer de gegevens nog één keer en leg de startnummers op volgorde klaar voor de inschrijf- of uitgiftebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.