Laufwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Strecke, Start- und Zielort sowie das Wettkampfkonzept fest. Danach kannst du Genehmigungen, Verkehrsplan, Absperrgitter, Verkehrskegel und Wegweiser passend beantragen oder reservieren.
• Melde die Veranstaltung frühzeitig bei der Gemeinde an und beantrage alle nötigen Genehmigungen. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, weil Verkehrsauflagen und Rückfragen den Zeitplan verlängern können.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Startplätze, Startnummern, Armbänder und das Zeiterfassungssystem geklärt sind. Prüfe Teilnehmerdaten spätestens 7 Tage vor dem Lauf und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen.
• Teile die Freiwilligen nicht nur nach Aufgaben ein, sondern gib ihnen ein schriftliches Briefing mit Treffpunkt, Schichtbeginn und Notfallnummer. Für Strecke, Start, Ziel, Verpflegung und Erste Hilfe brauchst du am Wettkampftag klar benannte Verantwortliche.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Start und kontrolliere dann Zelte, Lautsprecher, Funkgeräte, Trinkbecher und Wasserkisten. Informiere die Teilnehmenden spätestens am Vortag über Änderungen an Strecke, Startzeit oder Sicherheitsregeln.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Laufwettbewerb anmelden?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Wettkampftag mit der Anmeldung bei der Gemeinde und den Genehmigungen. Bei gesperrten Straßen oder größeren Teilnehmerzahlen solltest du eher 3 bis 6 Monate Vorlauf einplanen.

Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?

Für einen kleinen Lauf solltest du mindestens 1 Helfer pro Streckenposten sowie zusätzliche Personen für Start, Ziel, Anmeldung, Erste Hilfe und Verpflegung einteilen. Erstelle den Einsatzplan spätestens 3 Wochen vorher und bestätige alle Schichten 7 Tage vor dem Termin.

Wann soll ich Startnummern und Medaillen bestellen?

Bestelle Startnummern, Startnummernbänder, Medaillen und Preise mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. So bleibt Zeit, Teilnehmerzahlen zu prüfen und fehlende oder fehlerhafte Lieferungen zu ersetzen.

Was muss ich am Tag vor dem Lauf kontrollieren?

Prüfe 24 Stunden vorher die Wettervorhersage, Streckenkarte, Beschilderung, Absperrungen, Zeitmessung, Erste-Hilfe-Besetzung und Toiletten. Lege außerdem Startnummern, Funkgeräte, Trinkbecher, Wasserkisten und Lautsprecher so bereit, dass sie zu Schichtbeginn sofort ausgegeben werden können.