Checklist pour organiser une course à pied
Organiser une course à pied demande de coordonner le parcours, les autorisations, les participants et la sécurité bien avant le jour du départ. Cette checklist vous guide de la définition du concept jusqu’au briefing des bénévoles et aux dernières vérifications météo. Elle couvre aussi les éléments souvent oubliés : circulation, pointage, sanitaires, signalisation, premiers secours et informations pratiques aux coureurs. Suivez les étapes dans l’ordre pour éviter les réservations tardives et les changements de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le concept de la compétition
2 personnes
Mettre en place le parcours
3 personnes
Déclarer l’événement à la commune
Demander les autorisations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver le système de pointage
Réserver l'équipe de premiers secours
Réserver les sanitaires
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Concevoir les dossards
Commander les dossards et les bracelets
Commander les médailles et les prix
Faire imprimer les panneaux du parcours
Publier la carte du parcours
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les informations médicales
Événement
Effectuer le contrôle du parcours
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Installer les postes de soins
6 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Encadrer le vestiaire
2 personnes
Préparer de l’eau et des boissons isotoniques
4 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer la course
3 personnes
Tenir les postes du parcours
12 personnes
Accompagner les participants en route
6 personnes
Servir les boissons
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Vérifier les heures de fin
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Informer les participants des résultats
2 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Suivi
Démonter le site
8 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
Clôturer administrativement les autorisations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 30
- Tentes de réceptionqté 4
- Tentes de vestiaireqté 2
- Tabourets de barqté 6
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 8
- Chronomètreqté 4
- Talkies-walkiesqté 12
Matériel de sport
- Numéros de départqté 250
- Bracelets de dossardqté 250
- Médailles de compétitionqté 250
- Gobelets réutilisablesqté 6
- Pistolet de départ
- Gobeletsqté 1200
- Caisses d’eauqté 20
- Barrières de sécuritéqté 40
- Cônes de signalisationqté 80
- Flèches de directionqté 50
- Bornes kilométriquesqté 10
- Cônesqté 30
- Arche de départ
- Arche d'arrivée
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 40
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 500
- Mètres rubansqté 3
- Cartes d'itinéraireqté 100
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Couvertures isolantesqté 20
- Gilets de régulation du traficqté 20
- Gilets pour les encadrants du parcoursqté 20
- Parapluiesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 12
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 8
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Drapeaux de scèneqté 8
- Bannièresqté 6
- Panneaux indicateursqté 20
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 6
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : la déclaration à la commune, les autorisations et le plan de circulation doivent être validés avant de communiquer définitivement le parcours.
- Réservez tôt les services qui conditionnent la tenue de l’événement : pointage, premiers secours, sanitaires, agents de circulation et lieux de départ et d’arrivée. Une réservation manquante peut bloquer toute l’organisation.
- Fermez les inscriptions avant le jour de la course et vérifiez les données de chaque participant. Prévoyez ensuite les dossards, bracelets, médailles et informations utiles en fonction du nombre final d’inscrits.
- Ne limitez pas le briefing des bénévoles à la répartition des postes : indiquez les horaires, les zones, les consignes de circulation, les contacts radio et la procédure à suivre en cas d’incident.
- Vérifiez le parcours sur place avant l’ouverture, notamment les flèches, cônes, barrières et bornes kilométriques. Testez aussi le chronomètre, la sonorisation, les talkies-walkies et les rallonges au moins la veille.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser une course à pied ?
- Commencez plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, la déclaration à la commune, le parcours, les prestataires et les bénévoles doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?
- Le nombre dépend du parcours et des points à surveiller, mais prévoyez au minimum une personne par poste de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe dédiée au départ, à l’arrivée et à l’accueil. Répartissez les rôles et faites un briefing avant le jour J.
- Que faut-il vérifier la veille d’une course à pied ?
- Contrôlez les prévisions météo, le balisage du parcours, les dossards, le pointage, les sanitaires et le matériel de sécurité. Testez également la sonorisation, les radios et le chronomètre au moins une fois avant l’arrivée des participants.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les informations principales dès la confirmation de l’inscription, puis un rappel quelques jours avant la course. Ajoutez l’horaire, l’adresse, la carte du parcours, les consignes de retrait du dossard et les éventuelles restrictions de circulation.
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