Checklist handtekeningensessie organiseren

Een handtekeningensessie vraagt om meer dan een tafel en een stapel kaarten. Je moet bezoekers spreiden, de wachtroute beheersbaar houden en vooraf controleren of locatie, techniek en materialen op elkaar aansluiten. Begin met datum, locatie en handtekenaar en werk daarna toe naar registratie, tijdsloten en duidelijke bezoekersinformatie. Deze checklist helpt je de 72 taken en 66 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te ontvangen en bij te sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
Locatie reserveren
Capaciteit van locatie controleren
Handtekenaar bevestigen
Deelnemersregistratie openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Tijdsloten voor bezoekers indelen
2 personen
Bevestigingen naar bezoekers sturen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Toegang en wachtroute uitwerken
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Handtekeningkaarten sorteren
2 personen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Bewegwijzering afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Handtekenaar ontvangen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Handtekeningtafel inrichten
2 personen
Wachtrijen afzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Briefing voor medewerkers houden
4 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Bezoekers naar wachtrij verwijzen
2 personen
Handtekeningkaarten uitdelen
2 personen
Handtekeningen begeleiden
2 personen
Fotohoek begeleiden
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletruimte controleren
Wachtrij doorstromen
2 personen
Pauze voor handtekenaar verzorgen
Laatste bezoekers toelaten
2 personen
Laatste handtekeningen afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven drukwerk archiveren
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen bewaren
Bezoekers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Barkrukkenaantal 4
Wachtrijpalenaantal 12
Afzetlintstandaardsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Betaalterminalaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pennensetsaantal 12
Permanentmarkersaantal 20
Papierbakkenaantal 6
Nietmachinesaantal 2
Perforatorsaantal 2
Papiersnijder
Laminator
Lamineerhoezenaantal 100
Ducttapeaantal 4
Gaffer tapeaantal 4
Scharenaantal 6
Meetlintenaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4
Bureaulampenaantal 3

Decoratie

Achterwand
Fotodoek
Pijlbordenaantal 10
Welkomstbord
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Ballongewichtenaantal 6
Plakstripsaantal 2
Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Handtekeningkaartenaantal 180
Programmafoldersaantal 150
Plakbare vloermarkeringenaantal 40
Tafelnummersaantal 12
Fotolijstjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Drankdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepaantal 4
Handdoekrollenaantal 6
Schoenmattenaantal 2

Tips

Open de deelnemersregistratie pas nadat capaciteit en tijdsindeling zijn gecontroleerd. Verdeel bezoekers vervolgens over tijdsloten, zodat niet iedereen tegelijk bij de handtekenaar en de wachtrij aankomt.
Stuur bevestigingen en routebeschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld ook waar bezoekers zich melden, welke toegang ze gebruiken en hoe de wachtroute loopt.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, printer en betaalterminal minimaal 1 dag vooraf op de echte locatie. Controleer daarbij meteen verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks.
Leg naamkaartjes, deelnemerslijst, polsbandjes en handtekeningkaarten per tijdslot klaar. Sorteer ze uiterlijk de avond ervoor, zodat je bij binnenkomst niet hoeft te zoeken.
Reserveer ruimte voor tafels, stoelen, wachtrijpalen en afzetlintstandaards voordat je de catering plaatst. Houd een vrije doorgang over en zet bewegwijzering bij de ingang, registratie en wachtrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een handtekeningensessie organiseren?: Leg datum, locatie en handtekenaar bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de registratie zodra capaciteit, tijdsloten en toegang zijn gecontroleerd.
Hoeveel bezoekers passen er in een tijdslot voor een handtekeningensessie?: Dat hangt af van de beschikbare tijd en de snelheid van de handtekenaar. Plan eerst hoeveel minuten één bezoeker nodig heeft en houd per tijdslot 10 tot 15 minuten ruimte voor uitloop.
Wanneer moet ik de bezoekers van een handtekeningensessie informeren?: Stuur de eerste uitnodiging zodra de registratie opent en stuur een bevestiging 3 tot 5 dagen voor de sessie. Verstuur route, toegang, wachtroute en tijdslot opnieuw in die laatste boodschap.
Wanneer moet ik de materialen voor een handtekeningensessie klaarzetten?: Sorteer kaarten, polsbandjes, naamkaartjes en de deelnemerslijst uiterlijk de avond ervoor. Verzamel tafels, stoelen, bewegwijzering en techniek op de ochtend zelf of reserveer ze vooraf bij de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.