Halve marathon organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een halve marathon organiseren vraagt meer dan een mooi parcours en een starttijd. Je regelt vergunningen, verkeersveiligheid, tijdregistratie, EHBO, toiletten en een werkbare indeling voor tientallen vrijwilligers. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar inschrijvingen, deelnemerscommunicatie en materiaal. Deze checklist helpt je de planning overzichtelijk te houden, zodat zaken zoals buurtbewoners, routebordjes, startnummers en stroom niet pas in de laatste week aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
3 personen
Vergunning aanvragen
Verkeersplan indienen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Tijdregistratie reserveren
EHBO-team vastleggen
Verkeersregelaars vastleggen
Toiletvoorzieningen reserveren
Website met parcours publiceren
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Startnummers ontwerpen
Startnummers laten drukken
Routebordjes ontwerpen
Routebordjes laten maken
Boodschappenlijst bestellen
Parcours definitief controleren
3 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Startlijst publiceren
Deelnemersinformatie mailen
Weersverwachting controleren
Materialen controleren
3 personen
Startpakketten samenstellen
6 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Routepijlen sorteren
2 personen
Start- en finishzone afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalies opbouwen
3 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Toiletten plaatsen
3 personen
Waterpunten inrichten
4 personen
Routebordjes plaatsen
8 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Startpakketten klaarleggen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Medaille-uitgifte inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen

Event

Startnummers uitdelen
6 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Bagage innemen
4 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Startbriefing geven
2 personen
Startschot geven
Verkeersposten bemannen
18 personen
Eerste waterpunt bemannen
6 personen
Tweede waterpunt bemannen
6 personen
Derde waterpunt bemannen
6 personen
Water en sportdrank bijvullen
4 personen
Tijdregistratie monitoren
2 personen
EHBO-post bemannen
3 personen
Fietsbegeleiding uitvoeren
4 personen
Laatste loper begeleiden
2 personen
Medewerkers bevoorraden
2 personen
Finishers verwelkomen
4 personen
Medaille uitdelen
4 personen
Water en fruit serveren
5 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Bagage teruggeven
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
8 personen
Verkeersborden verwijderen
4 personen
Finishboog afbreken
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
6 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Waterpunten schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Geleende materialen sorteren
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankmail versturen
Gevonden voorwerpen registreren
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Baliebuffettenaantal 6
Bagagerekkenaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Veiligheidsspeldenaantal 1200
Finishmedaillesaantal 600
Routepijlenaantal 120
Kilometerbordenaantal 22
Start- en finishlintenaantal 8
Kegelsaantal 80
Afzethekkenaantal 50
Dranghekkenaantal 80
Startboog
Finishboog
Bagagelabelsaantal 600
Borstlampjesaantal 30

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Portofoonsaantal 20
Mobiele opladersaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Megafonenaantal 4

Verlichting

Ledwerklampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
AED
Brancardsaantal 2
Dekensaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Bordenaantal 500
Besteksetsaantal 500
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 12
Waterkannenaantal 20
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 10
Koffiezetapparatenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 6
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Decoratie

Podiumlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Pijlenbordenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, parcours, start- en finishlocatie minstens 4 tot 6 maanden vooraf vast. Controleer direct of de route over gemeentegrenzen loopt en welke vergunningen en verkeersplannen nodig zijn.
Reserveer tijdregistratie, EHBO, verkeersregelaars en toiletvoorzieningen zodra de datum vaststaat. Voor een halve marathon vallen deze leveranciers en teams vaak eerder vol dan verwacht.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish, maar ook bij kruisingen, verzorgingspunten, bagage en de routecontrole. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en geef iedereen een portofoon of duidelijk contactnummer.
Laat startnummers, routepijlen en kilometerborden drukken nadat het parcours definitief is gecontroleerd. Tel per deelnemer één startnummer, meerdere veiligheidsspelden en een bagagelabel, plus reserve-exemplaren voor fouten en last-minute inschrijvingen.
Test een week vooraf de tijdregistratie, laptop, tablets, geluidsinstallatie, microfoons en alle stroomhaspels. Neem opladers, verlengkabels en stekkerdozen mee; zonder passende stroomvoorziening vallen registratie en omroep snel stil.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een halve marathon organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, parcours, start- en finishlocatie en vergunningen. Reserveer tijdregistratie, EHBO en verkeersregelaars zodra de datum bekend is.
Wanneer moet ik een vergunning voor een halve marathon aanvragen?: Vraag de vergunning aan volgens de termijn van je gemeente, vaak 8 tot 12 weken voor het evenement. Dien het verkeersplan niet pas na de routepublicatie in, omdat aanpassingen daarna tijd kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een halve marathon?: Het aantal hangt af van route, kruisingen en verzorgingspunten, maar plan naast start en finish ook aparte mensen voor verkeersposten, bagage, EHBO-ondersteuning en routecontrole. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik het parcours van een halve marathon definitief maken?: Maak het parcours uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf definitief, zodat routebordjes, kilometerborden, verkeersplan en deelnemersinformatie op elkaar aansluiten. Controleer de route daarna nogmaals in de week voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.