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Halbmarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Halbmarathon braucht deutlich mehr als eine Startnummer und eine markierte Strecke. Du musst Genehmigungen, Verkehrsführung, Erste Hilfe, Zeitmessung und Helfer frühzeitig koordinieren. Gleichzeitig werden oft Toiletten, Gepäckabgabe, Beschilderung und Stromversorgung zu spät eingeplant. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenfestlegung bis zur Veröffentlichung der Startliste und zur Vorbereitung von Start- und Zielbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Strecke festlegen

    3 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Verkehrsplan einreichen

  • Versicherung prüfen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Zeitmessung reservieren

  • Erste-Hilfe-Team festlegen

  • Verkehrsregler einteilen

  • Toiletteneinrichtungen reservieren

  • Website mit Strecke veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Startnummern entwerfen

  • Startnummern drucken lassen

  • Wegweiser gestalten

  • Wegweiser anfertigen lassen

  • Einkaufsliste bestellen

  • Parcours endgültig prüfen

    3 Personen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Startliste veröffentlichen

  • Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    6 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    3 Personen

  • Richtungspfeile sortieren

    2 Personen

  • Start- und Zielbereich absperren

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetresen aufbauen

    3 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Toiletten aufstellen

    3 Personen

  • Wasserstellen einrichten

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    8 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    4 Personen

  • Startpakete bereitlegen

    4 Personen

  • Zielbogen aufbauen

    4 Personen

  • Ausgabe der Medaillen einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Startnummern ausgeben

    6 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Gepäck annehmen

    4 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    4 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Startschuss geben

  • Verkehrsposten besetzen

    18 Personen

  • Erste Wasserstelle besetzen

    6 Personen

  • Zweiten Wasserpunkt besetzen

    6 Personen

  • Dritten Wasserpunkt besetzen

    6 Personen

  • Wasser und Sportgetränke nachfüllen

    4 Personen

  • Zeiterfassung überwachen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Posten besetzen

    3 Personen

  • Fahrradbegleitung durchführen

    4 Personen

  • Letzten Läufer begleiten

    2 Personen

  • Mitarbeiter mit Vorräten versorgen

    2 Personen

  • Finisher begrüßen

    4 Personen

  • Medaillen verteilen

    4 Personen

  • Wasser und Obst servieren

    5 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Gepäck zurückgeben

    4 Personen

  • Ergebnisse prüfen

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Routenschilder entfernen

    8 Personen

  • Verkehrsschilder entfernen

    4 Personen

  • Zielbogen abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    6 Personen

  • Location reinigen

    6 Personen

  • Wasserstellen reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien sortieren

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesmail an die Teilnehmer versenden

  • Fundgegenstände registrieren

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 8
  • ThekenbuffetsAnz. 6
  • GepäckwagenAnz. 10

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 600
  • SicherheitsnadelnAnz. 1200
  • Finisher-MedaillenAnz. 600
  • WegweiserAnz. 120
  • KilometerschilderAnz. 22
  • Start- und Ziellinien-BänderAnz. 8
  • KegelAnz. 80
  • AbsperrgitterAnz. 50
  • AbsperrgitterAnz. 80
  • Startbogen
  • Zielbogen
  • GepäckanhängerAnz. 600
  • BrustlampenAnz. 30

Ausstattung

  • Zeitmesssystem
  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 20
  • Mobile LadegeräteAnz. 12
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • MegafoneAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-ArbeitslampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Erste Hilfe

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • AED
  • TragenAnz. 2
  • DeckenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 700
  • TellerAnz. 500
  • BestecksetsAnz. 500
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 20

Küche

  • KühlboxenAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 20
  • SchneidebretterAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ZangenAnz. 10
  • KaffeemaschinenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • BesensetsAnz. 6
  • BodenabzieherAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungswagenAnz. 2

Dekoration

  • BühnenbandAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 12
  • SponsorenbannerAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 10
  • PfeiltafelnAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen und reiche den Verkehrsplan nicht erst kurz vor dem Lauf ein: Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen oder Änderungen an der Strecke Zeit kosten können.
  • Reserviere Zeitmessung, Erste-Hilfe-Team, Toiletten und den Start- und Zielbereich, sobald Datum und Strecke feststehen. Für einen Lauf mit mehreren hundert Teilnehmenden solltest du diese Leistungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher verbindlich bestätigen.
  • Plane die Helfer nicht nur für die Strecke ein. Zusätzlich brauchst du feste Zuständigkeiten für Startnummernausgabe, Gepäckwagen, Zielbereich, Verpflegung, Wegweiser und Funkgeräte; erstelle die Einteilung spätestens 2 Wochen vor dem Halbmarathon.
  • Prüfe die Strecke bei einer letzten Begehung 7 bis 10 Tage vor dem Lauf. Kontrolliere dabei Kilometerschilder, Absperrgitter, Start- und Ziellinien, Rettungszufahrten sowie Stellen, an denen Anwohner informiert werden müssen.
  • Teste am Vortag die komplette Technik im Start- und Zielbereich: Zeitmesssystem, Laptop, Tablets, Beschallungsanlage, Mikrofone, Funkgeräte und mobile Ladegeräte. Lege zusätzlich Kabeltrommeln und Verlängerungskabel so aus, dass keine Stolperstellen entstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Halbmarathon anmelden und planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Veranstaltungstag mit Datum, Strecke, Genehmigungen und Reservierungen. Genehmigungen und Verkehrsplan sollten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher eingereicht werden.
Wie viele Helfer braucht ein Halbmarathon?
Für einen kleinen Halbmarathon mit etwa 200 bis 500 Läuferinnen und Läufern solltest du grob 30 bis 50 Helfer einplanen. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Zahl der Kreuzungen, Verpflegungspunkten und dem Umfang von Start- und Zielbereich ab.
Was wird bei einem Halbmarathon besonders oft vergessen?
Häufig fehlen Toiletten, Gepäckanhänger, Stromversorgung, Ersatzakkus und eine klare Einteilung der Verkehrsregler. Prüfe diese Punkte spätestens 2 Wochen vor dem Lauf und kontrolliere die Technik noch einmal am Vortag.
Wann sollte die Startliste für einen Halbmarathon veröffentlicht werden?
Veröffentliche die Startliste nach dem Anmeldeschluss und der Prüfung aller Anmeldungen, möglichst 3 bis 7 Tage vor dem Lauf. So bleibt Zeit, fehlerhafte Daten, Ernährungswünsche oder Rückfragen zu klären.

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