Checklist para organizar una media maratón sin olvidar nada

Organizar una media maratón requiere coordinar permisos, recorrido, seguridad, inscripciones y cientos de detalles para el día de la carrera. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde reservar la salida y la meta hasta publicar la lista de participantes. Empieza por las gestiones que dependen de otras personas y deja para las últimas semanas la revisión del recorrido, los dorsales y la distribución de voluntarios. Así sabrás qué debe estar cerrado y qué puedes ajustar antes de la salida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el recorrido
3 personas
Solicitar permiso
Presentar el plan de tráfico
Comprobar el seguro
Reservar la salida y la meta
Reservar control horario
Contratar al equipo de primeros auxilios
Contratar a los controladores de tráfico
Reservar instalaciones de aseo
Publicar el sitio web con el recorrido
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir dorsales
Diseñar carteles de ruta
Mandar hacer los carteles de ruta
Encargar la lista de la compra
Comprobar definitivamente el recorrido
3 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Publicar la lista de salida
Enviar por correo la información de los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar kits de inicio
6 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Clasificar las flechas de ruta
2 personas
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los mostradores de inscripción
3 personas
Instalar control horario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Instalar los baños
3 personas
Montar puntos de agua
4 personas
Colocar señales de ruta
8 personas
Colocar señales de tráfico
4 personas
Preparar los kits de inicio
4 personas
Montar el arco de meta
4 personas
Preparar la entrega de medallas
2 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Repartir dorsales
6 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Recibir el equipaje
4 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Dar la salida
Cubrir puestos de tráfico
18 personas
Atender el primer punto de agua
6 personas
Atender el segundo punto de agua
6 personas
Cubrir el tercer punto de agua
6 personas
Rellenar agua y bebida isotónica
4 personas
Supervisar el registro de tiempo
2 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
3 personas
Realizar la asistencia ciclista
4 personas
Acompañar al último corredor
2 personas
Suministrar al personal
2 personas
Recibir a los finalistas
4 personas
Entregar la medalla
4 personas
Servir agua y fruta
5 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Devolver el equipaje
4 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Realizar la entrega de premios
3 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Retirar las señales de ruta
8 personas
Retirar señales de tráfico
4 personas
Desmontar el arco de meta
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
6 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Limpiar los puntos de agua
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Clasificar el material prestado
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Publicar los resultados
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
Registrar objetos perdidos
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 8
Buffets de mostradorcant. 6
Portaequipajescant. 10

Material deportivo

Dorsalescant. 600
Imperdiblescant. 1200
Medallas de metacant. 600
Flechas de rutacant. 120
Señales de kilómetrocant. 22
Cintas de salida y metacant. 8
Conoscant. 80
Vallas de separacióncant. 50
Vallas de control de multitudescant. 80
Arco de salida
Arco de meta
Etiquetas de equipajecant. 600
Luces de pechocant. 30

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Walkie-talkiescant. 20
Cargadores móvilescant. 12
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Megáfonoscant. 4

Iluminación

Lámparas LED de trabajocant. 6
Linternas a pilascant. 8

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
DEA
Camillascant. 2
Mantascant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 700
Platoscant. 500
Cubiertoscant. 500
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 12
Jarras de aguacant. 20
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 6
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 10
Máquinas de cafécant. 3

Limpieza

Papeleracant. 20
Sets de escobacant. 6
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Decoración

Cinta para el escenariocant. 2
Guirnaldascant. 12
Banners de patrocinadorescant. 12
Paneles informativoscant. 10
Paneles de flechascant. 20

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el recorrido y los permisos: presenta el plan de tráfico y comprueba el seguro antes de abrir las inscripciones. Estas gestiones pueden requerir varias semanas de respuesta.
Reserva con antelación la salida, la meta, los aseos, el control horario y los equipos de primeros auxilios y tráfico. No esperes a tener el número definitivo de corredores para contratar los servicios básicos.
Abre las inscripciones solo cuando la web muestre el recorrido y las condiciones principales. Pregunta por las preferencias dietéticas desde el formulario y fija una fecha límite para cerrar esos datos.
Calcula los puestos de voluntariado por zonas y entrega a cada equipo un walkie-talkie o un megáfono cuando necesite comunicarse. La distribución debe estar lista antes de publicar la lista de salida.
Haz una comprobación definitiva del recorrido en la última semana: revisa las flechas, las señales de kilómetro, los conos, las vallas y las cintas de salida y meta. Comprueba también que el sistema de cronometraje, los portátiles, las tablets y los cargadores funcionan juntos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una media maratón?: Empieza entre 6 y 12 meses antes de la carrera. Los permisos, el plan de tráfico, el seguro y la reserva de servicios deben quedar encaminados antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones de una media maratón?: Ábrelas cuando tengas confirmados la fecha, el recorrido provisional, las condiciones de participación y el sistema de registro. Como referencia, deja entre 3 y 6 meses para que los corredores se inscriban.
¿Cuándo se imprimen los dorsales?: Cierra los datos de participantes entre 7 y 14 días antes y manda imprimir los dorsales después de revisar nombres, categorías y preferencias registradas. Reserva algunos dorsales adicionales para cambios de última hora.
¿Qué hay que revisar la semana antes de una media maratón?: Haz una revisión completa entre 5 y 7 días antes: recorrido, carteles, señales de kilómetro, vallas, aseos, voluntarios, cronometraje y comunicaciones. Informa también a los vecinos y publica la lista de salida cuando los datos estén cerrados.

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