Halloweenfeest organiseren: checklist en planning

Een Halloweenfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen pompoenen en kostuums. Leg eerst datum, ruimte en programma vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en boodschappen. Verzamel dieetwensen op tijd, bevestig leveringen en test muziek, verlichting en batterijen vóór de feestdag. Met deze checklist houd je overzicht over de 73 taken en 67 spullen die nodig zijn, van buffettafels en servies tot pompoenlantaarns en speakers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Spelregels uitschrijven
Muziek afspeellijst maken
Vrijwilligers indelen
Activiteiten reserveren
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kostuums voor vrijwilligers klaarleggen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Pompoenen uithollen
3 personen
Batterijen testen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
Fotoplek inrichten
2 personen
Spelstations klaarzetten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
Toiletten controleren
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma toelichten
Pompoenwedstrijd begeleiden
2 personen
Knutseltafel begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spookjestocht begeleiden
4 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Kostuumwedstrijd begeleiden
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Halloweenquiz begeleiden
2 personen
Dansmuziek verzorgen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Verloren voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Mokkenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Opscheptangenaantal 6
Serveerplateausaantal 10
Soeplepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Kunststof pompoenenaantal 20
Pompoenlantaarnsaantal 10
Kunststof spinnenaantal 30
Kunststof vleermuizenaantal 25
Kunststof skelettenaantal 6
Kunststof grafstenenaantal 6
Halloweenlichtslingersaantal 8
Oranje slingersaantal 8
Zwarte slingersaantal 8
Kunststof spinnenwebaantal 10
Fotoframe
Decoratieve bezemsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Ledkaarsenaantal 30
Zaklampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Ovenschalenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Spelmateriaal

Knutselmattenaantal 6
Kinderschortenaantal 12
Verfkwastenaantal 30
Plaktafelsaantal 6
Quizkaartensetsaantal 4
Prijsbekersaantal 6
Ringwerpspel
Blikwerpspel
Visspel

Veiligheid

EHBO-kit
Brandblusdeken
Zaklampen voor buitenaantal 6
Antislipmattenaantal 6
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Herbruikbare doekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, ruimte en uitnodigingen. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers te verwerken.
Plan uiterlijk 2 weken vooraf het programma en schrijf spelregels uit. Reserveer activiteiten op tijd en wijs per onderdeel een vrijwilliger aan.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de definitieve gastenlijst, boodschappen en leveringen. Reken per gast op één bord, kom, glas en bestekset, plus ongeveer 10 procent reserve.
Test 1 dag vooraf de Bluetoothspeakers, microfoon, verlengsnoeren, stekkerdozen en batterijen. Leg powerbanks klaar en maak decoratie, kostuums en pompoenen per ruimte compleet.
Houd op de feestdag minimaal 2 uur vrij voor openen, tafels opstellen, garderoberekken plaatsen en het buffet klaarzetten. Haal locatiesleutels vooraf op en controleer de weersverwachting als een deel buiten plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Halloweenfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Rond 2 weken vooraf het programma, vrijwilligers en activiteiten af en doe de laatste boodschappen 1 tot 2 dagen vóór het feest.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een Halloweenfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan voor hapjes ongeveer 6 tot 8 kleine porties per gast bij een feest van 2 tot 3 uur, met extra opties voor bekende dieetwensen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Halloweenfeest versturen?: Stuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor het feest. Gebruik die deadline om de definitieve gastenlijst, dieetwensen, boodschappen en tafelschikking te maken.
Wat moet ik op de dag van een Halloweenfeest als eerste doen?: Haal eerst de locatiesleutels op en open de ruimte ongeveer 2 uur vóór aanvang. Stel daarna tafels, stoelen en buffet op, test de muziek en plaats decoratie pas nadat kabels en looproutes veilig liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.