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Halloween-Party organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Halloween-Party steht und fällt nicht nur mit Kostümen und Dekoration. Du brauchst rechtzeitig einen Raum, eine belastbare Gästeliste, Essen für verschiedene Ernährungswünsche und getestete Technik. Plane außerdem Helfer ein, bestätige Lieferungen und lege Schlüssel, Batterien und Powerbanks vor dem Einlass bereit. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zum Aufstellen der Tische am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Raum reservieren

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Spielregeln aufschreiben

  • Musik-Playlist erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Aktivitäten reservieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kostüme für Freiwillige bereitlegen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kürbisse aushöhlen

    3 Personen

  • Batterien testen

  • Musikanlage testen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Lichtdekoration anbringen

    2 Personen

  • Fotobereich einrichten

    2 Personen

  • Spielstationen vorbereiten

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kürbiswettbewerb betreuen

    2 Personen

  • Kreativtisch betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geistertour begleiten

    4 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Kostümwettbewerb betreuen

    2 Personen

  • Preisträger bekanntgeben

  • Halloween-Quiz moderieren

    2 Personen

  • Tanzmusik bereitstellen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TassenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierplattenAnz. 10
  • SuppenkellenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Dekoration

  • Kürbisse aus KunststoffAnz. 20
  • KürbislaternenAnz. 10
  • KunststoffspinnenAnz. 30
  • KunststofffledermäuseAnz. 25
  • KunststoffskeletteAnz. 6
  • KunststoffgrabsteineAnz. 6
  • Halloween-LichterkettenAnz. 8
  • Orange GirlandenAnz. 8
  • Schwarze GirlandenAnz. 8
  • KunststoffspinnennetzAnz. 10
  • Fotoraum
  • Dekorative BesenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • TaschenlampenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • AuflaufformenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12

Spielmaterial

  • BastelmattenAnz. 6
  • KinderschürzenAnz. 12
  • PinselAnz. 30
  • KlebetischeAnz. 6
  • Quizkarten-SetsAnz. 4
  • PokalpreiseAnz. 6
  • Ringwurfspiel
  • Wurfspiel
  • Angelspiel

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • Feuerlöschdecke
  • Taschenlampen für draußenAnz. 6
  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • Wiederverwendbare TücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Raum früh fest und verschicke die Einladungen erst danach. Bearbeite Anmeldungen laufend, damit du Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl rechtzeitig kennst.
  • Plane das Programm mit festen Regeln und reserviere Aktivitäten nicht erst in der letzten Woche. Für Musik, Spiele und Moderation sollte jeweils eine verantwortliche Person eingeteilt sein.
  • Prüfe drei bis fünf Tage vorher Wettervorhersage, Lieferungen und Einkaufsliste. So kannst du Snacks, Kürbisse und Dekoration noch rechtzeitig ergänzen, statt am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
  • Teste Bluetooth-Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Batterien am Vortag. Lade außerdem Powerbanks vollständig auf und kläre, wer den Standortschlüssel abholt.
  • Bereite Kostüme für Helfer, sortierte Dekoration und vorbereitete Snacks vor dem Öffnen des Raums vor. Rechne zusätzlich Zeit für Garderobenständer, Buffetische, Geschirr und die Tischaufstellung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Halloween-Party planen?
Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Drei bis fünf Tage vor der Party sollten Gästeliste, Einkäufe, Lieferungen und Technik geprüft sein.
Wann soll ich die Einladungen für eine Halloween-Party verschicken?
Verschicke sie ungefähr vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens zwei Wochen vorher, damit du Essen, Getränke, Sitzplätze und Aktivitäten planen kannst.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Halloween-Party?
Plane mindestens drei feste Rollen ein: Einlass und Gästeliste, Essen und Getränke sowie Musik oder Programm. Bei mehr als 30 Gästen ist eine zusätzliche Person für Aufbau und Nachschub sinnvoll.
Was muss ich am Tag der Halloween-Party zuerst erledigen?
Hole zuerst den Schlüssel ab und öffne den Raum. Stelle danach Tische, Buffetische, Stühle und Garderobe auf, teste die Technik und bringe anschließend Dekoration, Snacks und Kürbisse an ihren Platz.

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