Halloweenfeest organiseren: checklist en planning

Een Halloweenfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen pompoenen en verkleedkleren. Je moet vooraf weten hoeveel kinderen komen, wie toezicht houdt en hoe de spooktocht veilig verloopt. Begin met datum, tijden en uitnodigingen en werk daarna toe naar eten, activiteiten, verlichting en inrichting. Deze checklist helpt je de 49 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf vooral hoeft klaar te zetten en te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ouders informeren over tijden
Activiteiten en spellen kiezen
3 personen
Route voor spooktocht bepalen
3 personen
Toestemming voor spooktocht regelen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Boodschappen doen
3 personen
Materialen en decoratie controleren
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffet- en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting installeren
2 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Spooktochtposten inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
Toilet en wastafels controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Programma en huisregels uitleggen
2 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Halloweenknutselen begeleiden
4 personen
Halloweenquiz begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spooktochtgroepen indelen
3 personen
Spooktocht begeleiden
8 personen
Buffetmaaltijd serveren
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Dansmuziek en spelronde begeleiden
2 personen
Afscheid en ophalen begeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Decoratie afhalen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen en tafels reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Pompoenenaantal 12
Kunstmatige spinnenwebbenaantal 8
Kunststof spinnenaantal 30
Halloweenballonnenaantal 60
Vlaggenlijnenaantal 6
LED-kaarsenaantal 30
Griezelmaskersaantal 20
Decoratieve grafstenenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Lijmpistolenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Tangen en spatelsaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflectiehesjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route van de spooktocht uiterlijk een week vooraf vast en deel de posten daarna in. Regel toestemming en informeer ouders duidelijk over de begin- en eindtijd.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas op de feestdag. Maak uiterlijk drie dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst, zodat je boodschappen en zitplaatsen op aantallen kunt afstemmen.
Test verlichting en geluid minimaal één dag eerder. Controleer verlengsnoeren, stekkerdozen, Bluetoothspeakers, LED-lichtsnoeren en zaklampen voordat je ze tijdens het feest nodig hebt.
Plan de opbouw in blokken: zet tafels, stoelen en buffettafels eerst neer, hang daarna versiering op en richt vervolgens de spooktochtposten in. Houd op de dag zelf minstens 90 minuten vrij voor deze opbouw.
Zet dranken en hapjes pas vlak voor de start klaar. Koel dranken in koelboxen, gebruik warmhoudbakken waar nodig en controleer vooraf toilet, wastafels, afwasteilen en afvalmogelijkheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Halloweenfeest organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Leg de spooktocht, vrijwilligers en toestemming uiterlijk één week voor het feest vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Halloweenfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, decoratie, verlichting, muziek en spooktochtposten. Plan daarnaast 30 minuten voor het klaarzetten van eten en drinken.
Wanneer moet ik de definitieve deelnemerslijst voor een Halloweenfeest maken?: Maak de lijst uiterlijk drie dagen vooraf. Gebruik die voor boodschappen, dieetwensen, zitplaatsen en de indeling van vrijwilligers bij de spooktocht.
Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een Halloween-spooktocht?: Zorg per routepost voor minimaal één veilige lichtbron en geef begeleiders een zaklamp mee. Test alle LED-lampen, batterijlantaarns en verlengsnoeren één dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.