La checklist pour préparer votre Fête d’Halloween

Une Fête d’Halloween réussie repose surtout sur un bon enchaînement : fixer le programme, confirmer les participants, préparer les activités et installer les espaces au bon moment. Cette checklist couvre les 49 tâches et 35 éléments nécessaires, de la chasse aux fantômes au buffet. Prévoyez aussi les informations souvent oubliées, comme les besoins alimentaires, les horaires transmis aux parents et un plan en cas de pluie. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les préparatifs de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les parents des horaires
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
Définir l’itinéraire de la visite fantôme
3 personnes
Obtenir l’autorisation pour la chasse aux fantômes
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel et la décoration
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Composer la playlist musicale
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet et le point de distribution
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Aménager les postes de la chasse aux fantômes
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les collations et le buffet
3 personnes
Vérifier les toilettes et les lavabos
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
2 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer l’atelier Halloween
4 personnes
Animer le quiz d’Halloween
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répartir les groupes de la chasse aux fantômes
3 personnes
Encadrer la chasse aux fantômes
8 personnes
Servir le repas buffet
4 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Animer la musique de danse et le tour de jeu
2 personnes
Gérer les départs et les retraits
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Récupérer la décoration
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières et les tables
2 personnes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Petits bolsqté 20
Louchesqté 8

Décoration

Courgesqté 12
Toiles d’araignée artificiellesqté 8
Araignées en plastiqueqté 30
Ballons d'Halloweenqté 60
Guirlandes de fanionsqté 6
Bougies LEDqté 30
Masques d’horreurqté 20
Pierres tombales décorativesqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Pistolets à colleqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de pocheqté 10
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces et spatulesqté 8

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 10

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour récupérer les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations nécessaires. Établissez la liste définitive des participants avant de répartir les bénévoles.
Préparez la chasse aux fantômes comme un parcours distinct : définissez l’itinéraire, obtenez l’autorisation et aménagez chaque poste avant l’arrivée des enfants. Prévoyez une lampe de poche par responsable de poste.
Vérifiez la météo avant de confirmer les activités extérieures. Gardez un déroulé de remplacement prêt afin de ne pas improviser la fête le jour même.
Installez le buffet et le point de distribution avant le début des activités, puis mettez les boissons au frais suffisamment tôt. Identifiez clairement les en-cas adaptés aux différents besoins alimentaires.
Pour l’installation, prévoyez des rallonges, des multiprises et un éclairage autonome. Testez les haut-parleurs, les guirlandes LED et les lampes à piles avant de tamiser la lumière.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Fête d’Halloween ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps d’acheter les quantités nécessaires et de répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une chasse aux fantômes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste, plus 1 personne pour accompagner le groupe et 1 responsable de coordination. Pour un parcours de 5 postes, comptez donc au moins 7 personnes.
Quand préparer le buffet d’une Fête d’Halloween ?: Préparez les éléments qui se conservent la veille, puis installez le buffet 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants. Mettez les boissons au frais au moins 2 heures à l’avance si l’espace de refroidissement le permet.
Que prévoir en cas de pluie pour une Fête d’Halloween ?: Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis préparez une version intérieure du programme. Gardez les activités, le matériel de jeu et la décoration prêts à déplacer au moins 1 heure avant le début.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.