Granfondo organiseren: checklist van inschrijving tot finish

Een Granfondo organiseren vraagt meer dan een mooie fietsroute. Je regelt tegelijk deelnemers, vergunningen, verkeersveiligheid, tijdregistratie, verzorging en een werkbare start- en finishzone. Begin met inschrijvingen en routecontrole, werk daarna de deelnemerslogistiek en bezetting uit en leg in de laatste dagen al het materiaal klaar. Deze checklist helpt je de 69 taken in de juiste volgorde af te werken, van startnummers en welkomstpakketten tot routepijlen, fietsenstalling en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Routevergunningen controleren
Verkeersposten indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
Fietsenstalling indelen
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Welkomstpakketten samenstellen
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwagens en koelboxen vullen
3 personen
Route verkennen
3 personen
Weersverwachting controleren
Start- en finishzone afzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Inschrijftafels opstellen
4 personen
Fietsenstalling opbouwen
4 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Pijlen en linten aanbrengen
4 personen
Tafels voor verzorgingsposten plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Welkomstbalie inrichten
3 personen
Verzorgingsposten bevoorraden
6 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Koffie en thee zetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
6 personen
Startnummers uitdelen
5 personen
Fietscontroles uitvoeren
3 personen
Deelnemers briefing geven
2 personen
Start begeleiden
8 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Verzorgingsposten bemannen
10 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Fruit en snacks aanvullen
4 personen
Routepijlen controleren
3 personen
Finish registreren
4 personen
Finishers verwelkomen
5 personen
Medaille en goodiebag uitdelen
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Finishmuziek verzorgen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Finish afsluiten
4 personen
Routeposten afmelden
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Verzorgingsposten schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Verkeersmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Fietsenrekkenaantal 120
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerhoudersaantal 250
Deelnemersmedaillesaantal 250
Bidonhoudersaantal 250
Reservebinnenbandenaantal 30
Fietspompenaantal 8
Bandenlichtersaantal 16
Basis fietsgereedschapaantal 8
Bidonsaantal 300
Routekaartenaantal 250
Veiligheidshesjesaantal 30
Fluitjesaantal 20
Verkeershekkenaantal 40
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 30
Afzetlintaantal 12
Pionnenaantal 40
Grondankersaantal 30
Kabelbindersaantal 500
Ducttapeaantal 8
Reservebatterijenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Thermoskannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Jerrycans voor drinkwateraantal 10
Waterkannenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan routevergunningen, verkeersposten en routeverkenning ruim vóór de wedstrijddag. Controleer de route nogmaals kort voor de start, omdat wegwerkzaamheden of gewijzigde omstandigheden je eerdere indeling kunnen beïnvloeden.
Sluit inschrijvingen niet af zonder de deelnemerslijst, dieetwensen en startnummerverdeling te controleren. Sorteer startnummers en houders per reeks of startvak, zodat de inschrijftafels niet alles op het laatste moment hoeven uit te zoeken.
Maak voor de start- en finishzone een aparte opbouwindeling. Zet partytenten, klaptafels, fietsenrekken, afvalbakken, geluidsinstallatie en tijdregistratie op hun definitieve plek en test laptop, pinapparaten, microfoons en stroomaansluitingen vóór de eerste deelnemer arriveert.
Leg voor pech onderweg een vaste voorraad klaar: reservebinnenbanden, fietspompen, bandenlichters en basis fietsgereedschap. Verdeel dit over herkenbare posten en wijs per post iemand aan die weet waar het materiaal ligt en hoe het wordt gebruikt.
Controleer de route bewegwijzering niet alleen bij het plaatsen, maar ook vanuit de rijrichting van de deelnemers. Combineer routeborden en pijlen met linten, verkeershekken en veiligheidshesjes; tel na afloop alle materialen voordat de afbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Granfondo organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met inschrijvingen, routevergunningen en verkeersposten. Plan de routeverkenning en materiaalcontrole uiterlijk 1 tot 2 weken voor de Granfondo.
Wat moet ik een week voor een Granfondo controleren?: Controleer de deelnemerslijst, dieetwensen, startnummers, reserveringen, catering en weersverwachting. Bevestig ook de bezetting van verkeersposten en controleer of tijdregistratie, geluidsapparatuur en betaalapparatuur compleet zijn.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een Granfondo?: Reken voor een volledige opbouw minimaal 3 tot 5 uur, afhankelijk van route, aantal verkeershekken en de grootte van de start- en finishzone. Bouw partytenten, tafels, fietsenstalling en registratie op vóór je routeborden en pijlen definitief plaatst.
Wanneer zet ik de routeborden en routepijlen voor een Granfondo?: Plaats ze op de wedstrijddag of uiterlijk de avond ervoor als de route beveiligd kan worden. Controleer alle pijlen en borden nog één keer vanuit de rijrichting, bij voorkeur 60 tot 90 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.