Organiser un Granfondo : la checklist complète

Un Granfondo se prépare par étapes : inscriptions, autorisations, parcours, sécurité, ravitaillement et accueil des cyclistes. Le jour J, les détails logistiques prennent vite le dessus : numéros de départ à trier, signalétique à poser, vélos à garer et équipements à tester. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 59 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être anticipées. Utilise-la pour suivre l’avancement et éviter les achats ou installations repoussés aux dernières heures.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier les autorisations de parcours
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander le catering
Aménager le parking à vélos
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les kits de bienvenue
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les camions frigorifiques et les glacières
3 personnes
Reconnaître le parcours
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Balisage des zones de départ et d’arrivée
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables d’inscription
4 personnes
Installer le parking à vélos
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les flèches et les rubans
4 personnes
Installer des tables pour les postes de secours
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Réapprovisionner les postes de secours
6 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
5 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
3 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Commencer l’encadrement
8 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
4 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
3 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Accueillir les finishers
5 personnes
Distribuer la médaille et le goodie bag
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Assurer la musique d’arrivée
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Fermer l'arrivée
4 personnes
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Nettoyer les postes de secours
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Retourner le matériel de circulation
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats
2 personnes
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Râteliers à vélosqté 120
Poubellesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 4
Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Porte-dossardsqté 250
Médailles des participantsqté 250
Porte-bidonsqté 250
Chambres à air de rechangeqté 30
Pompes à véloqté 8
Démonte-pneusqté 16
Outillage vélo de baseqté 8
Bidonsqté 300
Cartes d'itinéraireqté 250
Gilets de sécuritéqté 30
Siffletsqté 20
Barrières de circulationqté 40
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 30
Ruban de balisageqté 12
Cônesqté 40
Ancrages au solqté 30
Serre-câblesqté 500
Ruban adhésifqté 8
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 120
Thermosqté 12

Cuisine

Glacièresqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Jerricans pour eau potableqté 10
Carafes d’eauqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 4
Sets de balaiqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les dossiers, vérifier la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires avant de commander le catering. Prévois une dernière vérification des inscriptions avant d’attribuer les numéros de départ.
Ne réserve pas seulement l’accueil : confirme aussi les autorisations du parcours, les postes de circulation et les barrières nécessaires. Une reconnaissance complète du parcours permet de repérer les points où les panneaux, flèches, rubans et gilets de sécurité seront réellement utiles.
Prépare les dossards et les kits de bienvenue par participant, puis range-les dans l’ordre de remise. Les tables d’inscription, l’ordinateur portable, le système de pointage et les terminaux de paiement doivent être testés ensemble, avec les rallonges, multiprises et batteries externes.
Organise l’installation en deux temps : d’abord le parking à vélos et les zones de départ et d’arrivée, puis les tentes, tables, chaises et panneaux. Les râteliers à vélos sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des premiers participants ; installe-les avant l’ouverture de l’accueil.
Prévois un contrôle météo et matériel la veille, notamment pour les camions frigorifiques et les glacières. Vérifie aussi les pompes, chambres à air, démonte-pneus et outils vélo de base : une petite panne sur le parcours doit pouvoir être traitée immédiatement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Granfondo ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour gérer les inscriptions, les autorisations, les réservations et le parcours. Commence l’installation et la préparation du matériel la veille, puis garde 2 à 3 heures le matin pour les contrôles finaux.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’un Granfondo ?: Ouvre-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant le départ afin de traiter les inscriptions, confirmer les besoins alimentaires et préparer les dossards.
Quand installer les panneaux du parcours ?: Installe les panneaux, flèches et rubans le jour précédant le Granfondo, après avoir reconnu le parcours. Effectue un dernier passage 1 à 2 heures avant le départ pour vérifier qu’ils sont visibles et toujours en place.
Quel matériel prévoir pour les réparations vélo ?: Prévois au minimum une pompe à vélo, des chambres à air de rechange, des démonte-pneus et un outillage vélo de base à chaque point d’assistance prévu. Contrôle ce matériel la veille et répartis-le avant le départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.