Golfnetwerkdag organiseren: checklist en planning
Een Golfnetwerkdag vraagt om meer dan een gereserveerde golfbaan. Je legt vooraf het programma en de rondes vast, verwerkt aanmeldingen en maakt een flightindeling die op de dag zelf direct beschikbaar is. Tegelijk moeten catering, dieetwensen, golfmateriaal en herkenbare naamkaartjes kloppen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van uitnodiging en deelnemerslijst tot ontvangstbalie, buffet en bewegwijzering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Golfbaan reserveren
Programma en golfrondes vastleggen
2 personen
Deelnemersaantal bepalen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan deelnemers sturen
Flightindeling maken
2 personen
Golfshirts en badges bestellen
Cateringmenu bevestigen
Sprekers en begeleiders bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Golfmateriaal controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Route- en parkeerborden maken
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Buffet- en borreltafels opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Golfclubs en ballen klaarleggen
2 personen
Scorekaarten verdelen
Briefing ontvangstteam geven
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Golfregels en flightindeling toelichten
2 personen
Flights naar de holes begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Winnaars bepalen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Netwerkavond begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Etensresten en afval verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 8
- Eettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Ontvangstbalie
- Partytentaantal 2
Servies
- Bordenaantal 60
- Dessertbordjesaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplateausaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Microfoon
- Draagbare speaker
Sportmateriaal
- Golfclubsetsaantal 8
- Golfballenaantal 80
- Golfteesaantal 200
- Scorekaartenaantal 60
- Potlodenaantal 60
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafellopersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Ballonnenaantal 80
- Prijstrofeeënaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de golfrondes vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld starttijden, verwachte duur en eventuele onderdelen na afloop, zodat deelnemers weten hoeveel tijd ze moeten reserveren.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig het cateringmenu uiterlijk enkele dagen vooraf. Zo kan de cateraar rekening houden met speciale maaltijden en voorkom je dat het buffet op de dag zelf moet worden aangepast.
- Maak de flightindeling zodra de aanmeldingen sluiten en druk daarnaast een actuele deelnemerslijst af. Leg scorekaarten en potloden per flight klaar; golfballen, tees en gecontroleerde golfclubsets moeten vóór de ontvangst beschikbaar zijn.
- Zet route- en parkeerborden op herkenbare punten voordat de eerste deelnemers arriveren. Combineer de borden met een ontvangstbalie, naamkaartjes en badges, zodat gasten niet hoeven te zoeken waar ze zich melden.
- Richt koffiepunt, buffet- en borreltafels in vóór de opening. Zet dranken koud, controleer koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken en plaats afvalbakken direct in de buurt van de catering.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een Golfnetwerkdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de golfbaan en het vastleggen van programma en golfrondes. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de dag en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf.
- Wanneer maak je de flightindeling voor een Golfnetwerkdag?
- Maak de flightindeling zodra de inschrijvingen zijn gesloten, meestal 7 dagen voor het evenement. Controleer de lijst nog één keer 24 uur vooraf en houd enkele wijzigingen op de dag zelf bij de ontvangstbalie bij.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een Golfnetwerkdag op te bouwen?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw op locatie. In die tijd zet je tafels, stoelen, ontvangstbalie en bewegwijzering klaar, richt je het koffiepunt en buffet in en controleer je het golfmateriaal.
- Wanneer controleer je de weersverwachting voor een Golfnetwerkdag?
- Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor eventuele maatregelen en opnieuw 24 uur voor de start. Leg bij kans op regen de partytent en bescherming voor materialen vooraf vast, in plaats van op de ochtend zelf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!