Checklist para organizar un día de networking de golf

Un día de networking de golf combina registro, rondas, conversaciones y una parte social alrededor del catering. Para que el programa avance sin esperas, conviene cerrar primero el campo, el número de participantes y los horarios de las rondas. Después tendrás que coordinar inscripciones, vuelos, ponentes, preferencias dietéticas y material de golf. Esta checklist también incluye los detalles que suelen llegar tarde: acreditaciones, señales de aparcamiento, bebidas frías, café y la distribución de mesas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el campo de golf
Registrar el programa y las rondas de golf
2 personas
Determinar el número de participantes
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar un recordatorio a los participantes
Hacer la distribución de los vuelos
2 personas
Encargar polos y acreditaciones
Confirmar el menú de catering
Confirmar a los ponentes y acompañantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el material de golf
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear señales de ruta y aparcamiento
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de buffet y aperitivo
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar palos y pelotas de golf
2 personas
Repartir las tarjetas de puntuación
Dar briefing al equipo de recepción

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café de bienvenida
2 personas
Dar la bienvenida
Explicar las reglas del golf y la distribución de los flights
2 personas
Guiar los flights hacia los hoyos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger las tarjetas de puntuación
2 personas
Determinar los ganadores
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la velada de networking
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger material de golf
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar restos de comida y basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 6
Sillascant. 50
Mostrador de recepción
Carpa plegablecant. 2

Vajilla

Platoscant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Micrófono
Altavoz portátil

Material deportivo

Set de palos de golfcant. 8
Pelotas de golfcant. 80
Tés de golfcant. 200
Tarjetas de puntuacióncant. 60
Lápicescant. 60

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Globoscant. 80
Troféos de premiocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Cubos de limpiezacant. 2
Escobascant. 2
Limpiacristalescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cubiterascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el número de participantes antes de repartir los vuelos y encargar polos o acreditaciones. Usa esa cifra también para calcular tarjetas de puntuación, lápices, pelotas y plazas de catering.
Envía la invitación con el programa de las rondas y fija la fecha límite de inscripción. Pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario para no tener que perseguir respuestas por separado.
Confirma a ponentes y acompañantes varios días antes e incluye sus horarios de llegada en el programa. Así podrás preparar la recepción y evitar cambios de última hora en las mesas o el catering.
Comprueba el pronóstico del tiempo antes del montaje y deja preparada una carpa plegable si parte del registro o del aperitivo queda al aire libre. Coloca las señales de ruta y aparcamiento antes de que lleguen los primeros participantes.
Monta primero recepción, señalización y el punto de café; después prepara buffet, aperitivo y bebidas. Enfría las bebidas con antelación y reserva un lugar visible para las tarjetas de nombre, la lista de participantes y los trofeos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de networking de golf?: Empieza a reservar el campo y definir el programa entre 8 y 12 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 6 semanas antes y cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del evento.
¿Cuándo hay que cerrar el número de participantes?: Fija una fecha límite entre 10 y 14 días antes. Necesitas ese dato para hacer la distribución de los vuelos, confirmar el menú, encargar polos y acreditaciones y preparar el material de golf.
¿Cuántas bebidas debo calcular para un día de networking de golf?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y después entre 1 y 2 por hora, según la duración y el clima. Añade agua visible durante las rondas y enfría las bebidas antes de abrir la recepción.
¿Cuándo se prepara el montaje del evento?: Haz el montaje principal el mismo día con al menos 3 horas de margen. Coloca primero recepción, mesas, sillas y señalización; deja para el final el buffet, el punto de café y las bebidas frías.

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