Checklist pour organiser une journée réseau golf
Une journée réseau golf se prépare en deux temps : d’abord les inscriptions et le programme, puis l’accueil et la logistique sur place. Réservez le terrain avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez les flights, le repas, les badges et le matériel de jeu. Les besoins alimentaires, les accompagnateurs et la météo doivent être confirmés avant le jour J. Cette checklist vous aide à suivre les 55 tâches dans le bon ordre, avec les 38 fournitures nécessaires au déroulement de la journée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le terrain de golf
Fixer le programme et les tours de golf
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux participants
Préparer la répartition des flights
2 personnes
Commander des polos de golf et des badges
Confirmer le menu du traiteur
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Contrôler le matériel de golf
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet et d’apéritif
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les clubs de golf et les balles
2 personnes
Distribuer les cartes de score
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Expliquer les règles du golf et la répartition des flights
2 personnes
Guider les flights vers les trous
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Récupérer les cartes de score
2 personnes
Déterminer les gagnants
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Animer la soirée networking
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éliminer les restes de nourriture et les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables cocktailqté 8
- Tables à mangerqté 6
- Chaisesqté 50
- Accueil
- Tente de réceptionqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Microphone
- Enceinte portable
Matériel de sport
- Ensembles de clubs de golfqté 8
- Balles de golfqté 80
- Tees de golfqté 200
- Fiches de scoreqté 60
- Crayonsqté 60
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Chemins de tableqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Ballonsqté 80
- Trophéesqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balaisqté 2
- Raclettes de solqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs à glaçonsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le terrain avant de fixer la date d’envoi des invitations : le nombre de participants détermine ensuite les flights et les tours de golf. Pour 40 joueurs, prévoyez par exemple 10 flights de 4.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez le menu du traiteur au plus tard 7 jours avant la journée. Gardez une liste séparée pour les allergies et les régimes spécifiques.
- Envoyez un rappel aux participants 3 à 5 jours avant l’événement avec l’heure d’accueil, le programme, le stationnement et la tenue prévue. Imprimez aussi une liste actualisée des inscrits pour le bureau d’accueil.
- Préparez les badges nominatifs, polos, fiches de score, crayons, balles et tees la veille. Contrôlez chaque ensemble de clubs et prévoyez quelques équipements de rechange pour éviter une recherche au moment du départ.
- Installez l’accueil, la signalisation, les tables, les chaises et le buffet avant l’arrivée des participants. Mettez les boissons au frais et lancez le point café au moins 30 minutes avant l’heure d’accueil; vérifiez également la météo avant de monter la tente ou la décoration extérieure.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée réseau golf ?
- Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Réservez le terrain et fixez le programme dès le début, puis envoyez les invitations environ 4 semaines avant la journée pour laisser le temps de traiter les inscriptions.
- Quand envoyer les invitations pour une journée réseau golf ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, une fois le terrain, les horaires et le programme confirmés. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la journée afin de répartir les flights et de confirmer le traiteur.
- Combien de joueurs prévoir par flight de golf ?
- Prévoyez généralement 4 joueurs par flight, sauf consigne différente du terrain. Pour 32 participants, préparez donc 8 flights et vérifiez les éventuels accompagnateurs avant de finaliser la répartition.
- Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?
- Recueillez les informations alimentaires pendant les inscriptions et confirmez le menu au plus tard 7 jours avant l’événement. Faites une dernière vérification avec les participants 3 à 5 jours avant la journée.
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