Golfdag organiseren: checklist en planning

Een golfdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en starttijd reserveren. Je moet handicaps en dieetwensen verzamelen, teams indelen, vervoer uitleggen en zorgen dat scorekaarten, golfballen en prijzen op tijd klaarstaan. Plan de organisatie in vaste momenten: eerst de baan en het diner, daarna de deelnemersinformatie en vlak voor de dag de materialen en catering. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak pas op de ochtend zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Golfbaan reserveren
Dinerlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Handicaps verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Deelnemerslijst samenstellen
Teams en startvolgorde maken
2 personen
Prijzen bestellen
Golfregels en spelvorm bepalen
2 personen
Starttijden bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
Weersverwachting controleren
Laatste deelnemersbevestiging sturen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen controleren
2 personen
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Golfballen en tees verdelen
2 personen
Route- en parkeerbordjes maken
Dranken koelen
2 personen
Boodschappen uitpakken
2 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Stoelen en tafels plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Golfmateriaal klaarzetten
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers inchecken
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Golfbriefing geven
Teams naar startpunten begeleiden
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Golfwedstrijd begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken tijdens diner bijvullen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Onkosten verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Parasolsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 45
Dessertbordenaantal 45
Messenaantal 45
Vorkenaantal 45
Lepelsaantal 45
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Servettenaantal 100

Sportmateriaal

Golfclubsaantal 40
Golfballenaantal 120
Golfteesaantal 250
Scorekaartenaantal 50
Potlodenaantal 50
Scorekaartplankjesaantal 12
Balmarkersaantal 50
Pitchforksaantal 20
Prijzenaantal 8
Teamvlaggenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Golfdagbanneraantal 2
Naamkaartjesaantal 45
Tafelnummersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Routebordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg bij de aanmelding meteen handicap, dieetwensen en vervoersbehoefte vast. Vraag ontbrekende gegevens uiterlijk twee weken voor de golfdag na, zodat teams en catering niet op het laatste moment veranderen.
Bevestig starttijden, spelvorm en golfregels enkele dagen vooraf. Stuur deelnemers dan ook de route, parkeerinformatie en vertrektijd; alleen een baanadres is meestal niet genoeg.
Maak de deelnemerslijst en startvolgorde niet pas bij de ontvangst. Controleer de indeling minstens 48 uur vooraf en leg scorekaarten, potloden, balmarkers en teamvlaggen per groep klaar.
Tel het sportmateriaal vóór vertrek: golfballen, tees, pitchforks, scorekaartplankjes en eventuele golfclubs. Neem reservepotloden en extra ballen mee, want die verdwijnen sneller dan verwacht.
Koel dranken op tijd en controleer naast de catering ook servies, glazen, koffiezetapparaat, warmhoudkannen en verlengkabels. Zet ontvangsttafel en buffettafels klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een golfdag organiseren?: Reserveer de golfbaan en dinerlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je minimaal 4 weken hebt voor aanmeldingen, handicaps en dieetwensen.
Wanneer moet ik de teams en startvolgorde maken?: Maak de indeling ongeveer 48 uur voor de golfdag, nadat de laatste deelnemersbevestiging binnen is. Bevestig de definitieve starttijden vervolgens uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een golfdag?: Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur, afhankelijk van het weer. Voorzie daarnaast bij ontvangst en tijdens de ronde continu water.
Wat moet ik de dag voor een golfdag controleren?: Controleer de deelnemerslijst, teams, starttijden, weersverwachting, catering en alle prijzen en materialen. Leg scorekaarten, golfballen, tees, naamkaartjes en routebordjes alvast per onderdeel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.