Journée golf : la checklist d’organisation

Une journée golf réussie se prépare en plusieurs étapes, du terrain réservé jusqu’au dîner. Il faut gérer les inscriptions, les handicaps, les besoins alimentaires et les horaires de départ, mais aussi prévoir l’accueil et le matériel de jeu. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent oubliés, comme les crayons, les panneaux de stationnement ou la confirmation météo. Utilisez-la pour suivre les 56 tâches et les 43 éléments du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le terrain de golf
Réserver le lieu du dîner
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les handicaps
Envoyer les informations de transport
Établir la liste des participants
Former les équipes et l’ordre de départ
2 personnes
Commander les prix
Définir les règles et la formule de jeu du golf
2 personnes
Confirmer les heures de départ
Passer la commande traiteur
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la confirmation finale des participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix et le matériel
2 personnes
Préparer les cartes de score
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les balles de golf et les tees
2 personnes
Créer les panneaux de direction et de stationnement
Refroidir les boissons
2 personnes
Déballer les courses
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le matériel de golf
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Animer le briefing de golf
Guider les équipes vers les points de départ
2 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Animer la compétition de golf
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Récupérer les cartes de score
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les frais
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d’accueil
Tables de buffetqté 4
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 40
Parasolsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 45
Assiettes à dessertqté 45
Couteauxqté 45
Fourchettesqté 45
Cuillèresqté 45
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 45
Serviettesqté 100

Matériel de sport

Clubs de golfqté 40
Balles de golfqté 120
Tees de golfqté 250
Fiches de scoreqté 50
Crayonsqté 50
Petites planchettes pour cartes de scoreqté 12
Marqueurs de balleqté 50
Fourchesqté 20
Prixqté 8
Drapeaux d’équipeqté 10

Équipement

Machine à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Bannière de la journée golfqté 2
Badges nominatifsqté 45
Numéros de tableqté 6
Ballonsqté 40
Panneaux d’orientationqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le terrain et le lieu du dîner, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour recueillir les réponses, les handicaps et les besoins alimentaires.
Arrêtez la liste des participants quelques jours avant la journée golf. Formez ensuite les équipes et l’ordre de départ à partir des handicaps, puis confirmez les horaires à chaque joueur.
Préparez une fiche par joueur avec son équipe, son heure de départ et les informations de transport. À l’accueil, prévoyez aussi les badges, les cartes de score, les crayons, les balles et les tees.
Vérifiez le matériel de golf au plus tard la veille : clubs, marqueurs de balle, fourches, planchettes et drapeaux d’équipe. Comptez une fiche de score et un crayon par joueur, avec quelques exemplaires de réserve.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis envoyez la confirmation finale. Le jour même, installez l’accueil et les tables du buffet avant l’arrivée des participants, et refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée golf ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain et le dîner, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de former les équipes.
Quand faut-il confirmer les équipes et les heures de départ ?: Finalisez-les 3 à 5 jours avant l’événement, lorsque la liste des participants est presque définitive. Envoyez ensuite une confirmation avec l’heure de départ, le transport et les consignes de jeu.
Combien de boissons prévoir pour une journée golf ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et placez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début.
Que faut-il préparer pour l’accueil des joueurs ?: Installez la table d’accueil avec les badges nominatifs, la liste des participants, les cartes de score, les crayons, les balles et les tees. Prévoyez ces éléments au moins 30 minutes avant l’arrivée du premier joueur.

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