Golfbeurs organiseren: de complete checklist
Een golfbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en golfmateriaal klaarzetten. Je regelt eerst de datum, openingstijden, exposanten en aanmeldingen, en werkt daarna toe naar programma, catering, drukwerk en routing. Op de beursdag moeten registratie, standindeling en golfdemonstraties tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te plannen, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt, zoals stroom, kabels, parkeerinformatie en dieetwensen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Beursdatum en openingstijden vastleggen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Standruimte bij exposanten bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Beursprogramma publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Drukwerk bestellen
Bewegwijzering ontwerpen
Standindeling uitwerken
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Parkeerinformatie versturen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen lossen
4 personen
Standplattegrond ophangen
2 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Stoelen bij stands plaatsen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Golfdemonstratie opbouwen
3 personen
Puttingbaan uitrollen
2 personen
Presentatiehoek inrichten
2 personen
Verlichting en kabels aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Naambadges en lijsten klaarleggen
2 personen
Event
Exposanten ontvangen
3 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Golfclinics begeleiden
2 personen
Puttingwedstrijd begeleiden
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentatietechniek bedienen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en koffietafel aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Registratiebalie afsluiten
2 personen
Nazorg
Exposanten uitchecken
3 personen
Golfmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht aan exposanten sturen
Bezoekersinformatie opvolgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Standtafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 60
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 24
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Puttingmattenaantal 2
- Golfclubsaantal 12
- Golfballenaantal 120
- Puttingcupsaantal 4
- Afslagmattenaantal 2
- Golfteesaantal 200
- Wedstrijdscorekaartenaantal 100
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Golfvlaggenaantal 6
- Bannersaantal 12
- Tafelsignalenaantal 24
- Richtingbordenaantal 12
- Naambadgesaantal 180
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handvegersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig standruimte en standindeling uiterlijk enkele weken voor de beurs. Stuur exposanten daarna één informatiepakket met plattegrond, opbouwtijden, parkeerinformatie en wat zij zelf moeten meenemen.
- Open de aanmelding zodra datum, openingstijden en programma vaststaan. Verzamel dieetwensen direct in het formulier, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons en luidsprekers vóór de beursdag. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; zonder die laatste drie ontstaat snel een onveilige doorgang.
- Plan de opbouw in twee delen: eerst tafels, stoelen en stands, daarna registratie, bewegwijzering en de golfdemonstratie. Rol de puttingmatten uit en controleer golfclubs, golfballen, tees en scorekaarten voordat bezoekers binnenkomen.
- Zet registratie en catering niet op dezelfde tafel. Houd de entree vrij voor aanmeldingen en plaats koffie, glazen, borden en bestek op een aparte plek, met afvalbakken binnen enkele meters van beide zones.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een golfbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs aantallen, dieetwensen en catering kunt vastleggen.
- Wat moet ik op de dag van een golfbeurs als eerste opbouwen?
- Controleer eerst locatie, entree, stroompunten en beschikbare ruimte. Bouw daarna in deze volgorde op: standtafels en stoelen, standplattegrond, registratiebalie, bewegwijzering en vervolgens de puttingbaan en golfdemonstratie.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een golfbeurs?
- Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor een beurs met meerdere stands, inclusief het lossen van tafels en stoelen. Plan extra tijd als je ook een beamer, geluidsinstallatie, puttingmatten en afslagmatten moet testen.
- Wanneer moet ik catering voor een golfbeurs bestellen?
- Bestel de catering zodra je een betrouwbare inschatting van het aantal bezoekers en exposanten hebt, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor de beurs.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!