Checklist para organizar una feria de golf

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la distribución de los stands antes de enviar la información final a los expositores. Incluye la ubicación de cada mesa, el acceso de carga y descarga y las indicaciones de aparcamiento para evitar cambios el día del montaje.
• Abre las inscripciones con suficiente margen para recoger también las preferencias dietéticas. Encarga el catering solo después de revisar el número de asistentes y deja una fecha límite de confirmación por escrito.
• Prepara la demostración de golf como una zona independiente. Comprueba que las alfombrillas de putting, los palos, las pelotas, las copas y las colchonetas de caída estén juntas antes de trasladar los materiales al lugar.
• Haz una prueba del portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces al menos 24 horas antes. Lleva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables; suelen olvidarse hasta que empieza el montaje.
• Calcula el montaje por fases: primero descarga mesas y sillas, después coloca el mostrador de registro y el plano de los stands, y al final prepara café, bebidas y material deportivo. Reserva como mínimo 90 minutos antes de la apertura para revisar entradas y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de golf?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores, inscripciones y catering. Deja cerrados los stands, el programa y el número previsto de asistentes al menos 10 días antes.

¿Cuándo hay que confirmar los expositores de una feria de golf?

Confirma la lista inicial unas 6 semanas antes y el espacio de cada stand entre 3 y 4 semanas antes. Envía la información definitiva, incluido el plano y el aparcamiento, 7 días antes.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de golf?

Para descargar mobiliario, montar los stands, preparar el registro, instalar la demostración y colocar el putting green, reserva al menos 90 minutos. Si también pruebas proyector, micrófonos y altavoces, añade otros 30 minutos.

¿Cuándo pedir el catering para una feria de golf?

Solicita una primera propuesta unas 3 semanas antes y confirma cantidades entre 7 y 10 días antes, cuando las inscripciones estén revisadas. Incluye las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.

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