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Golfmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Golfmesse braucht mehr als Aussteller und eine freie Halle. Du legst zuerst Termin, Öffnungszeiten und Programm fest, öffnest die Anmeldung und bestätigst die Standflächen. Danach folgen Catering, Drucksachen, Beschilderung und die Informationen für Aussteller und Besucher. Am Veranstaltungstag zählt ein klarer Aufbauplan: Registrierungstresen, Stände, Sitzplätze, Technik und Puttingbahn müssen vor dem Einlass geprüft und einsatzbereit sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Standfläche bei Ausstellern bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Messeprogramm veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Drucksachen bestellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Standaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Parkinformationen versenden

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort und Eingang prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle ausladen

    4 Personen

  • Standplan aufhängen

    2 Personen

  • Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle an Ständen aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Golfvorführung aufbauen

    3 Personen

  • Puttingbahn ausrollen

    2 Personen

  • Präsentationsecke einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung und Kabel anschließen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks und Mittagessen bereitstellen

    3 Personen

  • Namensschilder und Listen bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Golfclinics begleiten

    2 Personen

  • Putting-Wettbewerb begleiten

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationstechnik bedienen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Kaffeetafel auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Registrierungstresen schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller auschecken

    3 Personen

  • Golfmaterialien sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht an Aussteller senden

  • Besucherinformationen nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 24
  • KlappstühleAnz. 60
  • Registrierungstisch
  • BarhockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • PuttingmattenAnz. 2
  • GolfschlägerAnz. 12
  • GolfbälleAnz. 120
  • Putting-CupsAnz. 4
  • AbschlagmattenAnz. 2
  • GolfteesAnz. 200
  • WettkampfpunktekartenAnz. 100

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • Golf-FahnenAnz. 6
  • BannerAnz. 12
  • TischsignaleAnz. 24
  • RichtungsschilderAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 180

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Standflächen nicht erst beim Aufbau. Verschicke den Standplan zusammen mit Anreise- und Parkinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe, damit Aussteller ihre Materialien passend vorbereiten können.
  • Plane die Anmeldung mit festen Zuständigkeiten. Eine Person sollte Ernährungswünsche und Nachmeldungen laufend erfassen, während am Registrierungstresen Namenslisten und Besucherin­formationen bereitliegen.
  • Prüfe Technik und Strom vor dem Einlass: Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher gehören zu einem Testlauf am Veranstaltungsort. Sichere Verlängerungskabel zusätzlich mit Kabelmatten.
  • Baue die Golfvorführung nicht erst kurz vor Beginn auf. Rolle Puttingmatten und die Puttingbahn aus, stelle Cups bereit und kontrolliere Golfbälle, Schläger, Tees und Abschlagmatten in einer eigenen Materialzone.
  • Rechne beim Catering mit dem tatsächlichen Ablauf statt nur mit der Besucherzahl. Stelle Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Empfang bereit und halte Thermoskannen sowie Kühlboxen während der Öffnungszeiten zugänglich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Golfmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Termin, Ausstellerliste und Standflächen. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Catering, Drucksachen und Beschilderung beauftragt sein.
Wann sollten Einladungen und Anmeldeformular für eine Golfmesse verschickt werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa 6 Wochen vor der Messe und verschicke die Einladungen gleichzeitig. Beende die Anmeldephase spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit Catering und Namenslisten stimmen.
Was muss am Tag der Golfmesse zuerst aufgebaut werden?
Prüfe zuerst Eingang, Veranstaltungsort, Strom und die geplante Standaufteilung. Danach folgen Tische und Stühle, Registrierungstresen, Ausstellerstände und Technik; die Golfvorführung sollte mindestens 60 Minuten vor Einlass fertig sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Golfmesse?
Plane für das Ausladen, die Standaufteilung, Registrierung, Technik und Puttingbahn mindestens 3 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder zusätzlicher Vorführtechnik sind 4 bis 5 Stunden sicherer.

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