Organiser un salon du golf sans rien oublier

Un salon du golf demande une préparation coordonnée entre exposants, accueil, démonstrations et restauration. Commence par fixer les horaires, puis verrouille les stands et les inscriptions avant de commander les supports imprimés et le catering. Les dernières heures servent surtout à vérifier les stocks, acheminer le matériel et installer le parcours de putting. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans l’ordre, avec les points souvent oubliés : besoins alimentaires, branchements, câbles et informations de parking.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Confirmer l’espace de stand auprès des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme du salon
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Commander les imprimés
Concevoir la signalétique
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer les infos de parking
Vérifier les stocks
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et l’entrée
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Afficher le plan du stand
2 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Placer des chaises près des stands
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Monter la démonstration de golf
3 personnes
Dérouler le parcours de putting
2 personnes
Aménager le coin présentation
2 personnes
Brancher l'éclairage et les câbles
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Préparer les badges et les listes de noms
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Animer les clinics de golf
2 personnes
Animer le concours de putting
2 personnes
Annoncer les présentations
Gérer la technique de présentation
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et la table à café
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

Faire le départ des exposants
3 personnes
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Assurer le suivi des informations visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 24
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Tapis de puttingqté 2
Clubs de golfqté 12
Balles de golfqté 120
Coupes de puttingqté 4
Tapis de sortieqté 2
Tees de golfqté 200
Cartes de score du tournoiqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Décoration

Drapeaux de golfqté 6
Bannièresqté 12
Marque-places de tableqté 24
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 180

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque les besoins des exposants au moins 2 semaines avant l’ouverture : emplacement, mobilier, branchements et informations à afficher. Un plan de stands validé évite de déplacer les tables le jour même.
Ferme les inscriptions plusieurs jours avant le salon et transmets au traiteur le nombre final de participants avec les régimes alimentaires. Prévois aussi les tasses, verres, assiettes et couverts, souvent oubliés dans la commande.
Vérifie 48 heures avant l’installation que les tapis de putting, clubs, balles, tees et coupes sont bien disponibles. Pour une démonstration, teste également l’espace de sortie et le parcours prévu pour éviter un montage improvisé.
Prépare la signalétique et le plan des stands avant l’arrivée des exposants. À l’entrée, installe la table d’inscription, puis place clairement les indications de parking et les horaires d’ouverture.
Contrôle les branchements avant de monter la démonstration : rallonges, multiprises et passe-câbles doivent être installés sans gêner la circulation. Teste ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs avant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du golf ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions, commander les imprimés et réserver le catering sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il confirmer les stands des exposants ?: Confirme les espaces au moins 3 semaines avant le salon. Envoie ensuite le plan, les horaires d’accès, les consignes de montage et les informations de parking 7 à 10 jours avant l’ouverture.
Quand commander le catering pour un salon du golf ?: Passe la commande environ 10 jours avant l’événement, puis confirme les quantités et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant. Garde une marge pour les inscriptions reçues tardivement.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du golf ?: Réserve au moins 3 heures pour décharger les tables et les chaises, installer l’accueil, monter les stands et dérouler le parcours de putting. Ajoute 30 minutes pour tester les équipements audiovisuels et sécuriser les câbles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.