Checklist pour organiser une marche caritative

Une marche caritative demande plus que la réservation d’un point de départ. Il faut fixer l’objectif de collecte, sécuriser le parcours, gérer les inscriptions et transmettre des consignes claires aux participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches jusqu’à l’accueil le jour J. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : autorisations, besoins alimentaires, balisage, batteries et plan de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le montant cible et l’association bénéficiaire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Définir l'itinéraire de randonnée
3 personnes
Repérer l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
Définir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la randonnée en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Partager les heures de départ et l'itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Confirmer l’itinéraire et le plan de sécurité
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

Dégager le départ
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table de dons
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
Distribuer les gilets de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tenir la table d’inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Prononcer le discours d'ouverture
Laisser partir les participants
3 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Cocher les arrivants
2 personnes
Accueillir les finishers
2 personnes
Remettre la médaille ou le souvenir
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Gérer la musique et le micro
Faire entrer les derniers marcheurs
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Sécuriser le produit des dons
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Contrôler et stocker le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Nappesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Parcours et sécurité

Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Rubans de médailleqté 120
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Podomètresqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 8

Catering

Pains de glaceqté 16
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Panneaux d'informationqté 4
Décoration de tableqté 6

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150
Boîtes de donsqté 3
Caissesqté 2
Carnets de ticketsqté 3
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Commencez par définir le montant cible, l’association bénéficiaire et l’itinéraire, puis repérez le parcours à pied avant d’ouvrir les inscriptions. Vous détecterez ainsi les passages difficiles et les points où installer des flèches ou du ruban de balisage.
Réservez le lieu de départ et d’arrivée suffisamment tôt pour vérifier les accès, les tables, les tentes et l’alimentation électrique. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et lampes LED : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Ne laissez pas les autorisations et les mesures de circulation pour la dernière semaine. Vérifiez les obligations locales et les assurances plusieurs semaines avant la marche, car une demande incomplète peut retarder l’événement.
Transmettez aux participants les horaires de départ, l’itinéraire et les consignes pratiques au moins 5 à 7 jours avant. Demandez les besoins alimentaires pendant l’inscription afin de pouvoir préparer les boissons et l’accueil sans improviser.
Organisez les bénévoles par postes : accueil, balisage, ravitaillement et sécurité. La veille, imprimez la liste des inscrits, triez les bracelets et numéros, rechargez les talkies-walkies et contrôlez les trousses de premiers secours.‌

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une marche caritative ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de définir le parcours, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires de départ, l’itinéraire et les consignes 5 à 7 jours avant la marche. Renvoyez un rappel la veille si la météo, le parcours ou les conditions de circulation nécessitent une adaptation.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche caritative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 personne pour le ravitaillement et 1 responsable sécurité, puis ajoutez des bénévoles pour les intersections et les groupes importants. Répartissez les rôles par écrit au plus tard 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’une marche caritative ?: Vérifiez la météo, l’itinéraire, le plan de sécurité, les trousses de premiers secours et le matériel de balisage. Préparez également la liste des participants, les bracelets, les numéros, les boissons refroidies et les batteries chargées.

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