Gletsjertocht organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een gletsjertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen warme kleding en stevige schoenen. Je regelt deelnemers, gids en vervoer eerst, legt daarna route en tijdschema vast en controleert vlak voor vertrek het weer. Technische uitrusting zoals helmen, harnassen, stijgijzers, touwen en karabiners moet geïnspecteerd zijn. Met deze checklist houd je ook noodcontacten, communicatie, lunch, water en de laatste aanwezigheid- en bagagecontrole bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Gids en vervoer reserveren
Route en tijdschema vastleggen
Weersverwachting controleren
Alternatieve route bepalen
2 personen
Vertrektijden bevestigen
Deelnemersbrief versturen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek en kleding controleren
2 personen
Helmen en harnassen inspecteren
2 personen
Touwen en karabiners inspecteren
2 personen
EHBO-set aanvullen
Rugzakken inpakken
3 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Water en snacks verdelen
2 personen
Noodlijst afdrukken
Batterijen volledig opladen
Vervoer laadruimte vrijmaken
2 personen

Event

Deelnemers verzamelen
3 personen
Aanwezigheid controleren
2 personen
Bagage en uitrusting laden
4 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Uitrusting uitdelen
3 personen
Helmen en harnassen passen
3 personen
Naar het startpunt reizen
3 personen
Laatste weerscheck uitvoeren
Riemen en stijgijzers afstellen
3 personen
Gletsjertocht begeleiden
3 personen
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Uitrusting controleren na afloop
3 personen
Terug naar vertrekpunt reizen
3 personen
Avondmaaltijd uitdelen
3 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Uitrusting uitladen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Herbruikbare spullen schoonmaken
2 personen
Techniek laten drogen
2 personen
Materiaal op schade controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Vervoer schoonmaken
2 personen
Overgebleven voedsel opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Helmenaantal 14
Klimharnassenaantal 14
Stijgijzersaantal 14
IJsvijlenaantal 14
IJsbijlenaantal 14
Touwenaantal 4
Karabinersaantal 28
Bandslingesaantal 14
Prusiktouwenaantal 14
Telescoopstokkenaantal 14
Reddingsdekenaantal 4
Waterdichte rugzakkenaantal 14
Waterdichte kledinghoezenaantal 14
Reflecterende hesjesaantal 4
Sneeuwbrillenaantal 14
Reservehandschoenenaantal 14
Wollen mutsenaantal 14
Nekwarmersaantal 14
Wandelgamaschenaantal 14
Thermodekensaantal 14

Apparatuur

Satelliettelefoon
Portofoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 14
Reservebatterijenaantal 28
Thermometersaantal 2
Navigatieapparatenaantal 2
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 14

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermosflessenaantal 14
Snijplankenaantal 2
Zakmesaantal 2
Openersaantal 2
Waterjerrycansaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 20
Herbruikbare kommenaantal 16
Herbruikbaar bestekaantal 16

Schoonmaak

Herbruikbare afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route pas definitief nadat de weersverwachting is gecontroleerd. Leg naast de hoofdroute ook een alternatieve route vast en bevestig de vertrektijden opnieuw bij gids en vervoerder.
Verzamel dieetwensen, noodcontacten en aanmeldingen vóór je de deelnemersbrief verstuurt. Zo kun je lunchpakketten, water en snacks per deelnemer verdelen in plaats van op het laatste moment te improviseren.
Controleer technische spullen niet alleen op aanwezigheid, maar ook op staat. Inspecteer helmen, harnassen, touwen en karabiners vóór het inpakken en vul de EHBO-set aan voordat de groep vertrekt.
Laad satelliettelefoon, portofoons, navigatieapparaten en hoofdlampen volledig op en pak reservebatterijen en powerbanks mee. Bewaar telefoons in waterdichte hoesjes en houd noodinformatie ook op papier beschikbaar.
Maak bij het verzamelpunt eerst de aanwezigheid compleet en laad daarna pas bagage en uitrusting. Controleer bij het sluiten van de laadruimte of waterdichte rugzakken, kledinghoezen en koelboxen daadwerkelijk mee zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gletsjertocht organiseren?: Reserveer gids en vervoer zodra de deelnemerslijst grotendeels bekend is, bij voorkeur enkele weken vóór de tocht. Verzamel uiterlijk vóór het versturen van de deelnemersbrief ook dieetwensen en noodcontacten.
Wat moet ik de dag voor een gletsjertocht controleren?: Controleer de weersverwachting, bevestig de vertrektijden en leg de alternatieve route klaar. Laad alle batterijen volledig op, inspecteer de technische uitrusting en maak lunchpakketten, water en snacks gereed.
Hoeveel water en snacks neem je mee voor een gletsjertocht?: Verdeel per deelnemer voldoende water en snacks voor de volledige geplande tocht en houd extra voorraad achter de hand voor vertraging. De exacte hoeveelheid hangt af van duur, inspanning en temperatuur, dus leg de verdeling vast zodra het tijdschema bekend is.
Wanneer controleer je de deelnemers bij vertrek?: Controleer de aanwezigheid direct op het verzamelpunt, vóór bagage en uitrusting worden geladen. Vergelijk de aanwezigen met de definitieve deelnemerslijst en houd de noodlijst en noodcontacten bij de begeleider.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.