Checklist voor een goed georganiseerde gitaarworkshop

Een gitaarworkshop loopt vooral vast als instrumenten, kabels of lesmateriaal pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Regel eerst de ruimte en het aantal gitaren en versterkers, verwerk daarna de aanmeldingen en werk het programma uit. In de laatste week controleer je dieetwensen, catering, muziekstukken en afdrukken. Op de workshopdag zelf draait alles om een rustige opbouw: ruimte openen, opstellen, stemmen, aansluiten en het geluidsniveau testen voordat de deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopruimte reserveren
Gitaren en versterkers reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Workshopprogramma uitwerken
Akkoorden en tabs afdrukken
Muziekstukken selecteren
Boodschappenlijst controleren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Gitaren en apparatuur ophalen
2 personen
Batterijen en kabels controleren
Deelnemers herinneren
Ruimte openen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel klaarzetten
Gitaren uitpakken
2 personen
Gitaren stemmen
3 personen
Versterkers aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Lesmateriaal klaarleggen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes en broodjes klaarzetten
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Gitaren uitdelen
2 personen
Workshop introduceren
Basistechniek demonstreren
Akkoorden oefenen begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Individueel oefenen begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies en afval afruimen
2 personen
Samenspel oefenen
2 personen
Open jamsessie begeleiden
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Gitaren en accessoires verzamelen
3 personen
Versterkers uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
Geleende spullen controleren
2 personen
Gitaren en apparatuur retourneren
2 personen
Restanten opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Krukkenaantal 6
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Muziekmateriaal

Akoestische gitarenaantal 20
Elektrische gitarenaantal 4
Gitaarbandenaantal 24
Gitaarstatievenaantal 24
Gitaartunersaantal 10
Capodastersaantal 12
Plectrumsaantal 100
Reserve gitaarsnarenaantal 6
Metronomenaantal 4

Apparatuur

Gitaarversterkersaantal 4
Instrumentkabelsaantal 8
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Bluetoothspeaker

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 35

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerplateausaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Soeppannenaantal 2
Waterkaraffenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Vaatdoekenaantal 8
Sponzenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Koppel het aantal deelnemers uiterlijk een week vooraf aan het aantal gitaren, gitaarbanden, stoelen en versterkers. Zo ontdek je op tijd of je extra materiaal moet reserveren of deelnemers moet laten rouleren.
Plan het programma met duidelijke blokken, bijvoorbeeld 45 minuten techniek, 10 minuten pauze en 45 minuten samenspelen. Selecteer muziekstukken die passen bij het niveau en druk akkoorden en tabs vooraf af.
Controleer batterijen, instrumentkabels, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 dagen voor de workshop. Leg reserve gitaarsnaren, plectrums en gitaartuners klaar voordat je de apparatuur inpakt.
Maak de registratietafel compleet met de deelnemerslijst en zet koffie, thee, bekers, borden en bestek klaar vóór de eerste deelnemer arriveert. Houd hapjes en broodjes apart van de gitaren en versterkers om morsen te voorkomen.
Open de ruimte minimaal 60 minuten van tevoren. Reken daarna op tijd voor tafels en stoelen, gitaren uitpakken en stemmen, versterkers aansluiten, microfoons testen en het geluidsniveau controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gitaarworkshop organiseren?: Reserveer de workshopruimte en gitaren bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst en catering op tijd kunt afronden.
Hoeveel gitaren en versterkers heb ik nodig voor een gitaarworkshop?: Plan idealiter 1 gitaar per deelnemer en bij elektrische gitaren 1 versterker per speler of per duo. Controleer het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf aan de hand van de aanmeldingen.
Wanneer moet ik akkoorden en tabs afdrukken?: Selecteer de muziekstukken uiterlijk 1 week vooraf en druk de akkoorden en tabs 2 tot 3 dagen voor de workshop af. Leg ook enkele extra exemplaren klaar voor deelnemers die hun materiaal vergeten.
Hoe vroeg moet ik aanwezig zijn voor een gitaarworkshop?: Kom minimaal 60 minuten voor aanvang om de ruimte op te stellen, gitaren te stemmen en versterkers en microfoons te testen. Houd 15 extra minuten achter de hand als je meerdere versterkers of een beamer aansluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.