Checklist voor een goed georganiseerde Gezondheidsdag
Een Gezondheidsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen workshops en gezonde hapjes plannen. Je moet deelnemers aanmelden, dieetwensen verzamelen, meetstations en bewegingsactiviteiten klaarzetten en controleren of alle ruimtes en materialen op tijd beschikbaar zijn. Werk van programma en reserveringen naar deelnemerscommunicatie en daarna naar de praktische voorbereiding. In de laatste dagen draait veel om sorteren, testen, koelen en printen, zodat begeleiders en deelnemers op de dag zelf niet hoeven te zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en terrein reserveren
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Activiteiten voor deelnemers kiezen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Programma en route afdrukken
Bewegingsactiviteiten voorbereiden
3 personen
Gezondheidsquiz samenstellen
2 personen
Meetstations voorbereiden
2 personen
Receptkaarten afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Dips en dressings bereiden
2 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Materialen per station sorteren
3 personen
Techniek en batterijen testen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Workshopstations inrichten
6 personen
Bewegingsparcours uitzetten
4 personen
Gezondheidsinformatie uitstallen
2 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Geluid en presentaties testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Warming-up begeleiden
2 personen
Bewegingsworkshop begeleiden
3 personen
Gezonde leefstijlworkshop geven
2 personen
Gezondheidsmetingen begeleiden
3 personen
Hydratatiepunt bemannen
2 personen
Gezonde kookdemonstratie geven
3 personen
Proefhapjes uitdelen
3 personen
Gezondheidsquiz begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit- en groentetafel aanvullen
2 personen
Ontspanningssessie begeleiden
2 personen
Slaapworkshop geven
Avondwandeling begeleiden
3 personen
Afsluiting presenteren
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
4 personen
Etensresten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Koelmaterialen terugbrengen
2 personen
Hergebruikbare materialen reinigen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersinformatie nasturen
Foto's veilig archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Buffettafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 3
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijenaantal 24
- Timeraantal 6
- Digitale weegschaalaantal 2
Sportmateriaal
- Yoga mattenaantal 30
- Sportballenaantal 12
- Pionnenaantal 30
- Springtouwenaantal 20
- Hoepelsaantal 12
- Weerstandsbandenaantal 20
- Gymmattenaantal 10
- Estafettestokkenaantal 12
- Balansschijvenaantal 8
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlintenaantal 4
- Handknijpersaantal 6
- Hartslagmetersaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks messenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Soepketelsaantal 2
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 120
- Soepkommenaantal 120
- Glazenaantal 140
- Mokkenaantal 80
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Theelepelsaantal 80
- Serveerkommenaantal 12
- Dienbladenaantal 8
Decoratie
- Welkomstbord
- Routepijlenaantal 12
- Infopostersaantal 20
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Pennenaantal 40
- Kleefbandaantal 8
- Markeerstiftenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Eerste-hulpdoos
- Koelelementenaantal 20
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vroeg vast en reserveer per onderdeel een ruimte. Plan bewegingsactiviteiten op een plek waar yoga matten, sportballen en pionnen kunnen blijven staan zonder de looproute te blokkeren.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en workshopbegeleiders bevestigd zijn. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de inschrijving enkele dagen vóór de Gezondheidsdag, zodat je aantallen en boodschappen kunt afronden.
- Maak per activiteit een aparte materiaalkist of tafelindeling. Leg bijvoorbeeld meetlinten, stopwatches, een digitale weegschaal en hartslagmeters bij elkaar en test batterijen en techniek uiterlijk de dag ervoor.
- Bereid eten in twee momenten voor: was groenten en fruit en maak dips, dressings en soep zo vroeg als veilig kan; zet koelproducten pas kort voor gebruik uit de koeling. Zo blijft het buffet overzichtelijk en vers.
- Print deelnemerslijsten, naamkaartjes, programma's, routes en receptkaarten uiterlijk één dag vooraf. Leg ook een reserve-exemplaar van elke lijst klaar en wijs bij het openen van de locatie één persoon aan voor ontvangst en materiaalcontrole.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Gezondheidsdag organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en workshopbegeleiders. Open het aanmeldformulier zodra die basis vaststaat en reserveer de laatste week voor deelnemerslijsten, boodschappen en materiaaltests.
- Wanneer moet ik de dieetwensen voor een Gezondheidsdag verzamelen?
- Vraag dieetwensen meteen uit bij de aanmelding en controleer de lijst ongeveer 7 dagen voor het evenement. Bestel of bereid daarna de juiste hoeveelheden en houd koelproducten tot vlak voor het buffet gekoeld.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de materialen klaar te zetten?
- Reken op 2 tot 3 uur voor het sorteren van materialen per station, het plaatsen van tafels en stoelen en het testen van laptop, beamer, speakers en microfoon. Doe dit uiterlijk de avond ervoor; op de dag zelf resteert dan alleen een korte controle.
- Wanneer moet ik de programma's en deelnemerslijsten afdrukken?
- Druk programma, route, deelnemerslijsten, naamkaartjes en receptkaarten uiterlijk 1 dag vooraf af. Maak per document enkele reservekopieën, zodat een extra deelnemer of zoekgeraakt exemplaar geen vertraging veroorzaakt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!