Día de la Salud: checklist para organizarlo sin olvidos

Organizar un Día de la Salud requiere coordinar actividades, monitores, inscripciones, mediciones y comida en un mismo programa. Empieza fijando la fecha, el horario y el recinto; después confirma permisos, participantes y responsables de cada estación. En los días previos tendrás que preparar materiales, imprimir listas y tarjetas, revisar la tecnología y dejar lista la comida. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que nada esencial quede para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar espacios y recinto
Asignar monitores del taller
2 personas
Elegir actividades para los participantes
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar permisos
2 personas
Imprimir listas de participantes
Imprimir el programa y la ruta
Preparar actividades de movimiento
3 personas
Preparar un quiz de salud
2 personas
Preparar los puestos de medición
2 personas
Imprimir tarjetas de recetas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar los dips y aderezos
2 personas
Preparar sopa
2 personas
Clasificar los materiales por estación
3 personas
Probar la técnica y las baterías
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar las estaciones del taller
6 personas
Trazar el circuito de movimiento
4 personas
Exponer información sanitaria
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Probar el sonido y las presentaciones
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Guiar el calentamiento
2 personas
Guiar el taller de movimiento
3 personas
Impartir taller de estilo de vida saludable
2 personas
Acompañar las mediciones de salud
3 personas
Atender el punto de hidratación
2 personas
Ofrecer una demostración de cocina saludable
3 personas
Repartir aperitivos
3 personas
Coordinar el quiz de salud
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Servir sopa y pan
4 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer la mesa de frutas y verduras
2 personas
Guiar la sesión de relajación
2 personas
Dar el taller de sueño
Guiar el paseo vespertino
3 personas
Presentar el cierre
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Reunir los materiales
4 personas
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Limpiar espacios
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales de refrigeración
2 personas
Limpiar materiales reutilizables
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar la información de los participantes
Archivar las fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Sillas plegablescant. 10
Papeleracant. 8
Percheroscant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 24
Temporizadorcant. 6
Báscula digitalcant. 2

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Pelotas deportivascant. 12
Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 20
Aroscant. 12
Bandas de resistenciacant. 20
Colchonetas de gimnasiacant. 10
Testigos de relevocant. 12
Discos de equilibriocant. 8
Cronómetroscant. 6
Cintas métricascant. 4
Apretones de manocant. 6
Monitores de frecuencia cardíacacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cucharonescant. 8
Ollas para sopacant. 2
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6

Vajilla

Platoscant. 120
Tazones para sopacant. 120
Vasoscant. 140
Tazascant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillascant. 80
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejascant. 8

Decoración

Cartel de bienvenida
Flechas de rutacant. 12
Carteles informativoscant. 20
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 40
Cinta adhesivacant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Botiquín de primeros auxilios
Acumuladores de fríocant. 20
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 4 semanas para confirmar monitores, actividades, permisos y necesidades del espacio.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara una lista final de participantes 3 días antes. Así puedes ajustar la compra, separar los productos refrigerados y evitar consultas durante el evento.
Asigna un monitor a cada taller y estación, con instrucciones y horarios por escrito. Haz una reunión de 30 minutos la semana anterior para revisar el recorrido, las actividades de movimiento y el quiz de salud.
Prueba el portátil, el proyector, los altavoces, el micrófono y las baterías al menos 24 horas antes. Lleva cables, regletas y un temporizador de repuesto para no detener las mediciones ni las dinámicas.
Clasifica los materiales por estación el día anterior y prepara la comida siguiendo el orden de uso. Lava las frutas y verduras, prepara dips y aderezos y guarda los productos refrigerados hasta poco antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Salud?: Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva el espacio, define el programa, confirma los monitores y abre las inscripciones con tiempo suficiente para recopilar preferencias dietéticas y comprobar permisos.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para un Día de la Salud?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Usa los últimos 3 días para imprimir la lista de participantes, ajustar las cantidades de comida y preparar tarjetas con nombres.
¿Qué hay que preparar el día antes?: El día anterior clasifica los materiales por estación, imprime el programa y la ruta, prepara las tarjetas de recetas y comprueba toda la técnica. Deja listas las actividades, las baterías y los productos que necesiten refrigeración.
¿Cuánto tiempo antes se debe abrir el recinto?: Abre el recinto entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite colocar mesas y sillas, probar el sonido y el proyector, preparar los puestos de medición y revisar la ruta.

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