Organiser une journée santé sans rien oublier

Une journée santé combine généralement des ateliers, des activités physiques, des mesures, un quiz et un moment autour de recettes équilibrées. Pour que le programme reste fluide, il faut coordonner les inscriptions, les animateurs, les espaces et le matériel de chaque station. Les besoins alimentaires doivent être recueillis assez tôt, surtout si une soupe, des sauces et des produits frais sont prévus. Cette checklist suit l’ordre de préparation, des premières réservations jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les espaces et le terrain
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Choisir les activités pour les participants
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Imprimer le programme et l’itinéraire
Préparer les activités motrices
3 personnes
Élaborer un quiz sur la santé
2 personnes
Préparer les stations de mesure
2 personnes
Imprimer les cartes de recettes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Trier les fournitures par station
3 personnes
Tester la technique et les batteries
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Mettre en place les postes d'atelier
6 personnes
Mettre en place le parcours d’exercices
4 personnes
Présenter les informations santé
2 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester le son et les présentations
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Animer l'échauffement
2 personnes
Animer l’atelier de mouvement
3 personnes
Animer un atelier sur le mode de vie sain
2 personnes
Accompagner les mesures de santé
3 personnes
Assurer le point d’hydratation
2 personnes
Présenter une démonstration de cuisine saine
3 personnes
Distribuer les échantillons
3 personnes
Animer le quiz santé
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la table de fruits et légumes
2 personnes
Animer la séance de relaxation
2 personnes
Animer un atelier sur le sommeil
Encadrer la promenade du soir
3 personnes
Présenter la clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel de refroidissement
2 personnes
Nettoyer les matériaux réutilisables
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Renvoyer les informations aux participants
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 10
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 24
Minuterieqté 6
Balance numériqueqté 2

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Ballons de sportqté 12
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 20
Cerceauxqté 12
Bandes de résistanceqté 20
Tapis de gymqté 10
Témoins de relaisqté 12
Disques d’équilibreqté 8
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 4
Pince-poignéesqté 6
Moniteurs de fréquence cardiaqueqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Marmites à soupeqté 2
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 120
Bol à soupeqté 120
Verresqté 140
Tassesqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Affiches d’informationqté 20
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Trousse de premiers secours
Pains de glaceqté 20
Courses

Conseils

Fixe la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance, puis réserve immédiatement les espaces, le terrain et les animateurs d’atelier. Cela laisse le temps d’ajuster les activités au nombre de participants.
Ouvre les inscriptions 3 à 4 semaines avant la journée et demande dès le formulaire les allergies, régimes et besoins particuliers. Imprime ensuite une liste actualisée quelques jours avant l’événement, plutôt qu’une liste préparée trop tôt.
Prépare une fiche par station : activité motrice, mesure, quiz ou recette. Regroupe le matériel correspondant, notamment les chronomètres, mètres rubans, tapis, cônes et balances, afin d’éviter les allers-retours le jour même.
Achète les produits frais 1 à 2 jours avant, puis lave les fruits et légumes et prépare les sauces, vinaigrettes et la soupe selon leur durée de conservation. Stocke immédiatement les produits réfrigérés et sépare-les du matériel de sport.
Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les enceintes et le microphone la veille, avec les rallonges, multiprises et piles de rechange. Prévois aussi une minuterie autonome : elle permet de poursuivre les rotations même si la technique tombe en panne.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée santé ?: Commence environ 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord les espaces et le terrain, confirme les animateurs, puis ouvre les inscriptions 3 à 4 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour une journée santé ?: Envoie-les 3 à 4 semaines à l’avance, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant la journée pour traiter les besoins alimentaires et préparer les badges.
Que préparer la veille d’une journée santé ?: La veille, trie les fournitures par station, imprime le programme, l’itinéraire et les listes disponibles, puis teste toute la technique. Prépare aussi les éléments qui se conservent, tandis que les produits frais peuvent être lavés ou découpés 1 jour avant selon leur conservation.
Combien de temps prévoir pour installer une journée santé ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, chaises, stations de mesure et activités motrices. Ajoute 30 minutes si le vidéoprojecteur, le microphone et les enceintes doivent être installés dans plusieurs espaces.

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