Checklist voor een goed georganiseerde gezondheidsbeurs
Een gezondheidsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een programma. Je regelt tegelijk standhouders, sprekers, bezoekersregistratie, workshops, catering en techniek. Begin met locatie en datum, werk daarna het programma en de communicatie uit en plan de opbouw als een apart moment. Controleer vooraf vooral aansluitingen, microfoonbatterijen, dieetwensen en de informatie die standhouders nodig hebben. Met deze checklist houd je de 64 taken en 54 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en datum bevestigen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Sprekers vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhoudersinformatie versturen
Catering reserveren
Drukwerk bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Bezoekerslijst printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Standhouders naar stands begeleiden
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podium en scherm opstellen
3 personen
Microfoons en presentatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Gezonde snacks klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Informatiemateriaal aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshop ademhaling begeleiden
2 personen
Workshop gezonde voeding begeleiden
2 personen
Lezing slaap en herstel begeleiden
2 personen
Proeverij klaarzetten
2 personen
Proeverij serveren
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Vragen van bezoekers verzamelen
Laatste rondes aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restanten controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Deelnemersmail versturen
Foto's met toestemming delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beurstandtafelsaantal 18
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 180
- Barkrukkenaantal 12
- Registratiebalie
- Presentatietafelaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 26
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projector
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 12
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Handmicrofoonbatterijenaantal 12
Servies
- Drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 120
- Schotelsaantal 120
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Karaffenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 16
Decoratie
- Roll-up bannersaantal 6
- Themapostersaantal 20
- Plantenaantal 12
- Decoratieve doekenaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 80
- Pijlbordenaantal 14
Verlichting
- Led-bouwlampenaantal 8
- Sfeerlampenaantal 12
Sportmateriaal
- Yoga mattenaantal 30
- Weerstandsbandenaantal 30
- Fitnessballenaantal 10
- Kegelsaantal 12
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de zaalindeling voordat je tafels en standwanden bestelt of klaarzet. Reserveer ruimte voor de registratiebalie, presentaties, workshops, looproutes en afvalbakken; een standindeling die pas op de opbouwdag verandert kost snel een uur extra.
- Stuur standhoudersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin hun aankomsttijd, standafmetingen, beschikbare tafels, route, contactpersoon en wat zij zelf moeten meenemen.
- Test techniek niet pas bij aanvang. Sluit projector, scherm, draadloze microfoons, mengpaneel en luidsprekers de dag ervoor aan en leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar.
- Verwerk dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal uiterlijk drie werkdagen voor de beurs door aan de catering. Zet koffie, water en servies op een vaste plek die geen workshop- of looproute blokkeert.
- Maak voor de opbouw een tijdschema met minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, standwanden, registratiebalie en materialen. Print de bezoekerslijst en leg naambadges klaar voordat de locatie opengaat, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een gezondheidsbeurs organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met locatie, datum, standhouders en sprekers. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, drukwerk, techniekcontrole en praktische bevestigingen.
- Wanneer moet ik standhouders voor een gezondheidsbeurs benaderen?
- Benader standhouders 10 tot 12 weken voor de beurs, zodat je het programma en de zaalindeling op tijd kunt maken. Stuur de definitieve praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Hoe lang duurt de opbouw van een gezondheidsbeurs?
- Plan minimaal 60 minuten voor een kleine beurs en 2 tot 3 uur als je meerdere standwanden, presentatiesets en workshopruimtes opbouwt. Test aansluitend alle techniek voordat bezoekers binnenkomen.
- Wanneer moet ik het aantal cateringporties doorgeven?
- Geef een voorlopig aantal door zodra de inschrijvingen openen en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Verzamel dieetwensen niet later dan 1 week voor de beurs.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!