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Checklist pour organiser un salon de la santé

Un salon de la santé se prépare par étapes, car le programme, les exposants, les inscriptions et l’installation dépendent les uns des autres. Commencez par confirmer le lieu et la date, puis construisez le plan de salle et contactez les exposants et les intervenants. Les dernières semaines servent surtout à gérer les inscriptions, le catering, les supports imprimés et les besoins techniques. Cette checklist rassemble 64 tâches et 54 éléments à prévoir, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer le lieu et la date

  • Élaborer la répartition de la salle

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Confirmer les intervenants

    2 personnes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Réserver le catering

  • Commander les imprimés

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier le matériel d’atelier

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Publier l’itinéraire

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le matériel

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les cloisons de stand

    4 personnes

  • Accueillir les exposants

    2 personnes

  • Guider les exposants vers leurs stands

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer la scène et l’écran

    3 personnes

  • Tester les microphones et la présentation

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer des en-cas sains

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Tenir le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Ravitaillement en matériel d’information

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer l’atelier de respiration

    2 personnes

  • Animer l’atelier d’alimentation saine

    2 personnes

  • Animer la conférence sommeil et récupération

    2 personnes

  • Préparer la dégustation

    2 personnes

  • Servir la dégustation

    3 personnes

  • Annoncer le programme du soir

  • Animer le débat

    3 personnes

  • Recueillir les questions des visiteurs

  • Annoncer les derniers tours

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les parois du stand

    4 personnes

  • Éteindre la technique

    2 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Nettoyer les salles

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Vérifier les restes

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Envoyer l’e-mail aux participants

  • Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de stand d’expositionqté 18
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 180
  • Tabourets de barqté 12
  • Comptoir d'inscription
  • Table de présentationqté 2
  • Poubellesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Nappesqté 26

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Projecteur
  • Écran de projection
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 12
  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Piles pour microphone mainqté 12

Vaisselle

  • Verres à boireqté 220
  • Tasses à caféqté 120
  • Plateauxqté 120
  • Assiettesqté 220
  • Couvertsqté 220
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 16
  • Carafesqté 12

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Verres doseursqté 3
  • Pinces de serviceqté 8
  • Thermosqté 6
  • Pains de glaceqté 16

Décoration

  • Bannières roll-upqté 6
  • Affiches thématiquesqté 20
  • Plantesqté 12
  • Tissus décoratifsqté 8
  • Supports de badges nominatifsqté 80
  • Panneaux indicateursqté 14

Éclairage

  • Projecteurs LED de chantierqté 8
  • Lampes d'ambianceqté 12

Matériel de sport

  • Tapis de yogaqté 30
  • Bandes de résistanceqté 30
  • Ballons de fitnessqté 10
  • Cônesqté 12

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Chiffons microfibresqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez le plan de salle avant d’envoyer les informations aux exposants : prévoyez l’emplacement des tables de stand, du comptoir d’inscription, des ateliers et de la zone de projection. Toute modification tardive complique les cloisons, les rallonges et la circulation.
  • Fixez une date limite d’inscription aux ateliers et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le salon. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités du catering et éviter de découvrir les régimes particuliers le matin même.
  • Testez la technique 1 à 2 jours avant l’ouverture, avec le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et la table de mixage. Vérifiez aussi les piles, les multiprises et les rallonges, souvent oubliées jusqu’au montage.
  • Préparez les badges nominatifs et la liste des visiteurs avant le jour J, puis installez un comptoir d’inscription clairement visible dès l’entrée. Gardez un ordinateur portable chargé pour retrouver rapidement une inscription ou enregistrer une arrivée.
  • Réservez un créneau de montage suffisamment long pour installer les tables, les chaises et les cloisons de stand avant l’arrivée des exposants. Mettez les boissons au frais et rassemblez le matériel d’atelier la veille afin de ne pas mélanger logistique et accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les exposants et les intervenants, de publier les inscriptions, de commander les imprimés et de tester la technique.
Quand contacter les exposants pour un salon de la santé ?
Contactez-les dès que le lieu et la date sont confirmés, de préférence 8 semaines avant l’événement. Demandez ensuite leurs besoins en mobilier, électricité, présentation et horaires d’installation au plus tard 2 semaines avant.
Quand fermer les inscriptions à un salon de la santé ?
Fermez les inscriptions 3 à 7 jours avant le salon si la capacité est limitée ou si un catering est prévu. Gardez une liste des visiteurs à jour et prévoyez quelques places pour les inscriptions de dernière minute.
Que faut-il tester avant l’ouverture d’un salon de la santé ?
Testez 1 à 2 jours avant le salon le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage. Contrôlez également les piles, les rallonges, les multiprises et le fonctionnement des ordinateurs portables.

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