Checkliste für deine Gesundheitsmesse

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Ort und Datum frühzeitig und zeichne danach die Raumaufteilung aus. Plane Registrierungstheke, Messestände, Workshopbereiche und ausreichend breite Wege ein, statt die Möbel erst am Aufbau tagelang umzustellen.
• Verschicke die Informationen für Aussteller spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Füge Anlieferzeit, Standplatz, Aufbauhinweise, Strombedarf und die endgültige Wegbeschreibung bei.
• Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone mindestens 48 Stunden vor Beginn gemeinsam. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel bereit; fehlende Kabel oder leere Mikrofonbatterien werden häufig erst beim ersten Vortrag bemerkt.
• Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestätige das Catering spätestens eine Woche vor der Messe. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser, Kaffee und Geschirr vor dem Einlass bereit.
• Teile Freiwillige für Registrierung, Saalbetreuung und Abbau mindestens eine Woche vorher ein. Drucke die Besucherliste und Namensschilder am Vortag, stelle Workshopmaterialien bereit und öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Gesundheitsmesse planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Ort, Datum, Aussteller und Referenten sollten in den ersten 2 bis 3 Wochen feststehen, damit Anmeldung, Programm und Einladungen rechtzeitig veröffentlicht werden können.

Wann sollte ich die Einladungen für eine Gesundheitsmesse verschicken?

Versende die erste Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Eine Erinnerung mit finalem Programm, Anfahrt und Anmeldeschluss folgt 7 bis 10 Tage vorher.

Wie viele Helfer brauche ich für eine Gesundheitsmesse?

Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für die Saalbetreuung und eine Ansprechperson für Aussteller und Technik ein. Bei mehr als 100 erwarteten Besuchern sind zusätzlich zwei bis drei Helfer für Einlass, Orientierung und Nachfüllen sinnvoll.

Wann muss die Technik für Vorträge getestet werden?

Teste die komplette Technik spätestens 48 Stunden vorher und wiederhole den Kurztest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei nicht nur Ton und Bild, sondern auch Stromanschlüsse, Präsentationsdateien, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien.

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