Checklist para organizar una feria de salud sin olvidos
Una feria de salud combina expositores, ponentes, talleres y atención a visitantes, así que los preparativos deben avanzar en un orden claro. Empieza cerrando el lugar y la fecha, y después organiza el programa, las inscripciones y la distribución de la sala. En las últimas semanas tendrás que coordinar catering, material impreso, voluntarios y necesidades técnicas. Esta checklist reúne 64 tareas y 54 materiales para llegar al montaje con todo comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Reservar el catering
Encargar material impreso
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar los materiales del taller
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Publicar la ruta
Imprimir la lista de visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el escenario y la pantalla
3 personas
Probar micrófonos y la presentación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar snacks saludables
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender el mostrador de inscripciones
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Reponer el material informativo
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar el taller de respiración
2 personas
Guiar el taller de alimentación saludable
2 personas
Dirigir la charla sobre sueño y recuperación
2 personas
Preparar la degustación
2 personas
Servir la degustación
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Moderación del panel de debate
3 personas
Recopilar preguntas de los visitantes
Anunciar las últimas rondas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Separar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Recoger objetos perdidos
Comprobar sobrantes
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Enviar el correo a los participantes
Compartir fotos con permiso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas del stand ferialcant. 18
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 180
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registro
- Mesa de presentacióncant. 2
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 26
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Pilas para micrófono de manocant. 12
Vajilla
- Vasoscant. 220
- Tazas de cafécant. 120
- Bandejascant. 120
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Jarrascant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Banners roll-upcant. 6
- Pósters temáticoscant. 20
- Plantascant. 12
- Paños decorativoscant. 8
- Portanombrescant. 80
- Carteles direccionalescant. 14
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Luces decorativascant. 12
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 30
- Bandas de resistenciacant. 30
- Pelotas de fitnesscant. 10
- Conoscant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y la distribución de la sala antes de confirmar a expositores y ponentes. Así sabrán qué espacio tienen, dónde se ubican las mesas de stand y qué formato tendrá cada actividad.
- Publica el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar preferencias dietéticas. Usa los datos finales para ajustar el catering y preparar la lista de visitantes, las acreditaciones y la recepción.
- Envía a cada expositor el programa, la ruta de acceso, los horarios de montaje y las necesidades técnicas. Confirma por separado qué materiales llevará cada taller para no descubrir faltantes el día anterior.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir: portátiles, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y cables alargadores. Comprueba también las pilas de los micrófonos y lleva regletas suficientes para los puestos.
- Reserva un bloque específico para el montaje de mesas, sillas, mostrador de registro y paredes de los stands. Enfría las bebidas, prepara café y té, coloca vasos, tazas, bandejas y jarras, y deja papeleras y percheros listos antes de recibir al primer visitante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar lugar, fecha, expositores y ponentes. Reserva las 2 últimas semanas para inscripciones, catering, material impreso, voluntarios y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de salud?
- Publica el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento. Cierra o revisa las inscripciones al menos 5 días antes para confirmar dietas, acreditaciones, catering y la lista de visitantes.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a una feria de salud?
- Revisa durante 2 o 3 horas la técnica, los materiales de los talleres, las acreditaciones, la ruta, la lista de visitantes y la distribución de la sala. Deja separados los elementos de recepción, bebidas y montaje para que el equipo los encuentre rápido.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 25-30 visitantes previstos, además de una persona responsable de coordinación. Refuerza recepción y orientación durante la primera hora, cuando suelen concentrarse las llegadas.
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