Getuigenisavond organiseren: checklist en planning

Een getuigenisavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen sprekers uitnodigen en stoelen klaarzetten. Je moet getuigenissen, programma, aanmeldingen, zaalindeling en techniek op elkaar afstemmen. Ook dieetwensen, naamkaartjes, programmabladen en een werkend koffie- en theepunt worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de avond stap voor stap voor te bereiden, van de eerste afspraken tot de controle van boodschappen en apparatuur op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Getuigenissen bevestigen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekersroute delen
Reservering van de zaal bevestigen
Reservering van apparatuur bevestigen
Indeling van de zaal uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Programmabladen afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
Boodschappen controleren
2 personen
Dieetproducten apart zetten
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie testen
Verlichting instellen
Versiering ophangen
2 personen
Programmabladen neerleggen
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingsmuziek starten
Welkomstwoord verzorgen
Getuigenisprogramma begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
Tijdschema bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondprogramma hervatten
Getuigenissen afronden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Informeel ontmoetingsmoment begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Gevonden voorwerpen controleren
Bedankbericht aan sprekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 75
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Podiumtafel
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
HDMI-kabel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 75
Glazenaantal 75
Dinerbordenaantal 75
Gebaksbordjesaantal 75
Besteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks-messenaantal 3
Ovenwantenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 75
Programmabladenaantal 80
Pennenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig getuigenissen en verzamel sprekersinformatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg per spreker naam, onderwerp, spreektijd en aankomsttijd vast, zodat het definitieve programma geen open plekken bevat.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en zaal vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen en stuur een bevestiging binnen 2 tot 3 werkdagen, zodat je aantallen voor catering en zitplaatsen tijdig kloppen.
Plan de techniek uiterlijk 1 week vooraf door de geluidsset, draadloze microfoons, laptop, HDMI-kabel en presentatiescherm samen te testen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en een reserve microfoonbatterij.
Werk de zaalindeling niet pas op de avond zelf uit. Reserveer ruimte voor ontvangsttafel, podiumtafel, garderoberekken en eventueel statafels; houd bij een getuigenisavond bovendien een vrije looproute naar de microfoon.
Controleer boodschappen en dieetproducten op de dag van ophalen. Zet producten voor specifieke dieetwensen apart en bereid fruit, hapjes, koffie en thee zo dat het eerste uitgiftemoment klaarstaat voordat de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een getuigenisavond organiseren?: Leg datum, programma en zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de belangrijkste sprekers bevestigd zijn en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond af.
Wanneer bevestig ik de sprekers voor een getuigenisavond?: Vraag de eerste bevestiging uiterlijk 4 weken vooraf en verzamel daarna hun informatie. Deel de definitieve sprekersroute en het programma uiterlijk 1 week voor de avond.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een getuigenisavond?: Reken minimaal op 1 microfoon voor de spreker en 1 extra voor een gespreksleider of vragen uit de zaal. Test alle draadloze microfoons samen met de geluidsset minstens 1 week vooraf.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een getuigenisavond?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en maak de aantallen uiterlijk 1 week vooraf definitief. Zet dieetproducten apart tijdens het controleren van de boodschappen en voorkom zo verwisseling bij het serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.