La checklist pour organiser une soirée témoignages

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux témoignages pour les transitions, les questions et les éventuels retards.
• Demandez les informations des intervenants et leurs besoins techniques au moment de la confirmation. Partagez ensuite leur itinéraire au plus tard la veille, avec l’heure d’arrivée et la personne à contacter.
• Fermez les inscriptions quelques jours avant la soirée pour traiter les réponses et confirmer les participants. À partir de cette liste, préparez les badges, les feuilles de programme et le placement de la salle.
• Testez la sonorisation, les microphones sans fil, l’ordinateur, le câble HDMI et l’écran avant l’arrivée du public. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise de secours, puis vérifiez le niveau sonore avec chaque intervenant.
• Achetez les produits secs en avance et récupérez les produits frais le jour même ou la veille. Mettez les produits diététiques à part dès la réception et préparez le café, le thé, les fruits et les en-cas avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée témoignages ?

Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer les témoignages, réserver la salle et le matériel, envoyer les invitations, suivre les inscriptions et finaliser le programme sans précipitation.

Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée témoignages ?

Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ouvrez le formulaire d’inscription au même moment et fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant la soirée pour confirmer les participants et leurs besoins alimentaires.

Combien de temps avant faut-il tester le matériel ?

Faites un premier test complet 2 à 3 jours avant, puis un contrôle dans la salle le jour même. Vérifiez notamment les microphones, les pieds de micro, l’ordinateur, le câble HDMI, l’écran, les rallonges et les multiprises.

Quand préparer le café, les fruits et les en-cas ?

Préparez l’espace café et thé et les en-cas le jour de la soirée, environ 60 à 90 minutes avant l’accueil. Lavez et coupez les fruits dans l’heure précédente, puis gardez les produits frais au frais jusqu’au service.

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