Checklist voor een gemaskerd bal organiseren

Een gemaskerd bal vraagt meer voorbereiding dan een gewone feestavond: je regelt niet alleen locatie, catering en muziek, maar ook maskers, dresscode en een wedstrijdmoment. Begin met de locatie en muziekvoorziening, zodat je daarna uitnodigingen, aanmeldingen en catering kunt afstemmen op het aantal gasten. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf en controleer vóór de opbouw alle maskers, leveringen en techniek. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een soepel programma en een nette afronding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muziekvoorziening reserveren
Catering bestellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Dresscode communiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Programma opstellen
2 personen
Spelprogramma kiezen
2 personen
Prijs voor beste masker regelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Dieetoverzicht afdrukken
Tafelschikking maken
2 personen
Menu- en allergenenkaart maken
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Maskers tellen
Muziek afspeellijst maken
2 personen
Wedstrijdformulier voorbereiden
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Drankstation inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotoplek inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Toiletten aanvullen
2 personen
Allergenen markeren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Maskers uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Maskerwedstrijd begeleiden
2 personen
Prijs uitreiken
Muziek verzorgen
Vuile glazen verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheidstafel bemannen
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Rechthoekige tafelsaantal 8
Hoge statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 3
Tafelrokkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 75
Dinervorkenaantal 75
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 30

Decoratie

Maskersaantal 70
Gouden ballonnenaantal 30
Zwarte ballonnenaantal 30
Ballonnenpompaantal 2
Ballonnenlintaantal 2
Decoratieve verenaantal 50
Gouden tafellopersaantal 8
Zwarte servettenringenaantal 70
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Spiegelsaantal 3
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummerhoudersaantal 8
Menukaartstandaardsaantal 8

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Communiceer de dresscode meteen met de uitnodiging en zet een uiterste aanmelddatum, zodat je het aantal maskers, stoelen en servies niet op schatting hoeft te regelen.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en druk het dieetoverzicht vóór de start af. Maak ook een menu- en allergenenkaart, zodat catering en bediening dezelfde informatie gebruiken.
Test geluidsinstallatie, microfoons, mengpaneel en verlichting vóór de gasten binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of de looproutes vrij blijven.
Tel de maskers zodra de levering binnen is en leg een kleine reserve apart. Zet bij de entree naamkaartjes en informatie over de wedstrijd voor beste masker klaar.
Koel dranken tijdig en plan hapjes in rond het programma. Reserveer bij het opstellen van de tafels ruimte voor buffetten, garderoberekken en een duidelijke plek voor de maskerverkiezing.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een gemaskerd bal versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum die minimaal 10 dagen vóór het bal ligt, zodat je catering, tafelschikking en maskers kunt afronden.
Hoeveel maskers heb ik nodig voor een gemaskerd bal?: Reken één masker per aangemelde gast en houd ongeveer 5 tot 10 procent reserve aan. Tel de maskers bij levering en controleer ze uiterlijk één dag vóór het bal.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een gemaskerd bal?: Vraag dieetwensen direct bij het aanmelden uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen vóór het evenement. Stuur daarna het definitieve overzicht naar de catering en druk een exemplaar af voor de locatie.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek voor een gemaskerd bal testen?: Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel en verlichting minimaal één dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle zodra alle kabels en apparatuur op hun definitieve plek staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.