Organiser un bal masqué sans rien oublier

Un bal masqué demande plus qu’un dress code et une playlist. Il faut coordonner le lieu, la sonorisation, les inscriptions, le repas, les masques et le programme, puis vérifier les détails qui bloquent souvent au dernier moment. Cette checklist de 73 tâches suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations jusqu’aux boissons refroidies et aux en-cas prêts. Utilise-la pour répartir le travail et garder une vision claire du jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver la sonorisation
Commander le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Communiquer le dress code
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Élaborer le programme
2 personnes
Choisir le programme de jeux
2 personnes
Prévoir le prix du meilleur masque
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Imprimer l’aperçu du régime
Établir le plan de table
2 personnes
Créer le menu et la carte des allergènes
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Compter les masques
Créer la playlist musicale
2 personnes
Préparer la feuille de match
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Installer le point boisson
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager l’espace photo
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Signaler les allergènes
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Distribuer les masques
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer la compétition de masques
2 personnes
Remettre le prix
Fournir la musique
Rassembler les verres sales
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Tenir le stand d’adieu
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les articles
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables rectangulairesqté 8
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 3
Jupes de tableqté 8
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Verres à champagneqté 75
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 70
Couteaux à dînerqté 75
Fourchettes de tableqté 75
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Support pour ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Bougies LEDqté 30

Décoration

Masquesqté 70
Ballons dorésqté 30
Ballons noirsqté 30
Pompe à ballonsqté 2
Ruban à ballonsqté 2
Plumes décorativesqté 50
Chemins de table dorésqté 8
Ronds de serviette noirsqté 70
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Miroirsqté 3
Badges nominatifsqté 70
Porte-numéros de tableqté 8
Présentoirs de menuqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve d’abord le lieu, la sonorisation et le traiteur : ces trois éléments conditionnent la capacité d’accueil, le plan de table et le déroulement de la soirée. Garde une confirmation écrite pour chaque livraison ou prestation.
Ouvre les inscriptions dès l’envoi des invitations et fixe une date limite. Prévois ensuite quelques jours pour traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste définitive des invités.
Ne communique pas seulement le thème : précise le dress code, l’heure d’arrivée et les informations de transport. Un rappel envoyé 3 à 5 jours avant la soirée réduit les arrivées tardives et les questions de dernière minute.
Compte les masques avant l’installation et prévois une solution pour les invités qui arrivent sans le leur. Vérifie aussi les badges nominatifs, le plan de table et l’aperçu du régime avant l’impression.
Teste la musique, les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs LED et les rallonges au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Refroidis les boissons dès que possible et prépare les en-cas avant le début du programme.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un bal masqué ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse environ 10 à 14 jours avant la soirée afin d’ajuster le traiteur, les tables et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un bal masqué ?: Compte au minimum 6 semaines pour réserver le lieu, la sonorisation et le catering, puis gérer les inscriptions et la décoration. Pour un événement de grande taille, commence plutôt 2 à 3 mois à l’avance.
Quand vérifier les masques et le matériel ?: Compte les masques et contrôle le mobilier, la vaisselle et le matériel technique 3 à 7 jours avant. Refais un test des microphones, haut-parleurs et éclairages environ 2 heures avant l’ouverture.
Quand confirmer le nombre de repas et les allergies ?: Recueille les besoins alimentaires pendant les inscriptions et arrête la liste définitive 7 à 10 jours avant. Transmets ensuite au traiteur le nombre de repas, les régimes et les allergènes à signaler sur le menu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.